Inbox Zero – opis podejścia i wykorzystanie w praktyce

Gdyby teraz otworzyć Twoją skrzynkę wiadomości przychodzących na mailu, co by się w niej znajdowało? 10 maili? 20? A może kilkaset albo kilka tysięcy? Z pięć lat temu sama potwierdziłabym pewnie najgorszą opcję. Aktualnie codziennie ZERUJĘ moją skrzynkę.

Inbox Zero

W najprostszych słowach jest to: podejście do zarządzania wiadomościami email, które masz w skrzynce odbiorczej, polegające na dążeniu do ich zerowania.

Jakie narzędzia wykorzystuję?

• Nozbe (integracja z pocztą)
• Trzy foldery na mailu: GTD/Działania, GTD/Oczekujące, GTD/Przeczytać później
• Etykiety i filtry

Aplikację Nozbe opisywałam już wpisy wcześniej.

Jakie zasady stosuję w celu wsparcia tego podejścia?

Raz dziennie otwieram skrzynkę pocztową w celu jej wyzerowania. Dla ułatwienia swoje działanie opisałam diagramem (kliknij by powiększyć):

Główna zasada brzmi, by po takim przeglądzie nie zostawiać wiadomości,  które po raz 2, 3, … 10 będziemy przeglądać. To mało efektywne. Decyzję, co zrobić z każdą wiadomością podejmujemy tylko raz.

Ten system może wydawać się skomplikowany, jednak przegląd nawet 20-30 maili potrafi zająć dosłownie 5-10 minut. Tylko pierwszych kilka razy poświęcasz więcej czasu na analizę każdego maila. Z czasem decyzję podejmujesz coraz szybciej, automatycznie.

Po takim przeglądzie, jeśli mam czas zajmuję się tym, co znajduje się w folderze GTD/Działania. Jeśli czasu nie mam, nie przejmuję się. W końcu pilnowanie najważniejszych działań przejęło Nozbe.

Zasada ta świetnie sprawdza się zarówno w odniesieniu do prywatnej skrzynki pocztowej jak i tej służbowej (z zaznaczeniem, że w przypadku służbowej nie przekierowuje maili do Nozbe – ale to zależy od miejsca i charakteru pracy).

Dodatek: Specjalna ścieżka dla newsletterów, które subskrybuje

• Czy to jest newsletter?
  • Zaglądam do niego, skanuję treść wzrokiem. Zazwyczaj taki newsletter nie zajmuje więcej niż 2 minuty. Ale:
    • Jeśli jednak tak, a widzę w nim coś ciekawego i:
      • to jest link – otwieram go w nowej karcie, a newsletter archiwizuję.
      • to nie jest link – przesuwam mail do folderu GTD/Przeczytać później.
    • Jeśli nie, zazwyczaj ma już przypisaną etykietę (jak każdy newsletter, który subskrybuję i trzymam w skrzynce odbiorczej), więc tylko go archiwizuję.

Drugi artykuł z serii “Jak ogarnąć chaos w Twojej skrzynce pocztowej?”.

A Ty jakie masz strategie odnośnie Twojej skrzynki mailowej?
Co sądzisz o metodzie Inbox Zero?

P.S. Z dniem dzisiejszym na blogu pojawiła się opcja zapisania do newslettera. Zachęcam do subskrypcji 🙂 Pierwsza wysyłka już w poniedziałek.