Przeszliśmy już przez etap gromadzenia spraw oraz ich analizy. Kolejnym krokiem jest uporządkowanie ich w spójnym systemie.
Seria nt. metody Getting Things Done obejmuje:
c.d.n.
Jeśli nie znasz treści poprzednich artykułów – warto się z nimi zapoznać przed przeczytaniem tego. Zwłaszcza, jeśli poważnie myślisz o zastosowaniu tej metody w życiu 😉
Przypominam również, że najlepszych podstaw odnośnie implementacji metody GTD dostarcza książka Davida Allena, „Getting Things Done, czyli sztuka bezstresowej efektywności”.
W ramach tego artykułu wymieniam sporo aplikacji. Linki do wszystkich znajdziecie na samym końcu.
Porządkowanie spraw
W poprzednim kroku analizowaliśmy sprawy wpływające. Przedstawiłam Wam diagram zgodnie z którym sama działam:
Analizując diagram widzimy, że sprawy mogą trafić do jednego z „koszyków”:
- Materiały referencyjne
- Inkubator
- Kosz
Mogą również okazać się projektem, który wymaga zaplanowania listy kroków do podjęcia oraz wybrania najbliższych działań. A zatem potrzebujemy miejsca do przechowywania listy projektów oraz lista najbliższych działań do podjęcia.
Sprawę możemy również wydelegować i warto by było mieć jakąś informację, że czekamy na jej realizację – a zatem lista spraw oczekujących na spełnienie warunku.
Realizację możemy zaplanować np. z kalendarzem.
Jak wygląda przykładowa praktyczna implementacja tego etapu?
Zacznijmy od najprostszych elementów:
Materiały referencyjne
Przechowuje w różnych miejscach, ale w sposób, który ułatwia mi dostęp do nich wtedy, kiedy są potrzebne. Gdzie lądują?
Materiały fizyczne:
- segregatory – dokumenty poukładane tematycznie (tematyka = oddzielny segregator) oraz alfabetycznie (w ramach samego segregatora),
- tekturowe teczki (oczywiście również podzielone tematycznie i podpisane),
- plastikowa szuflada na materiały, które chce mieć na wyciągnięcie ręki,
- podkładki biurowe na np. odręczne notatki do projektów, nad którymi w danej chwili pracuje.
Materiały elektroniczne:
- Evernote,
- Pocket,
- DropBox,
- Dysk Google,
- dysk komputera.
Inkubator
Również w ramach jednego z segregatorów. Ale większość spraw tej kategorii przechowuje w wersji elektronicznej w jednej z poniższych aplikacji:
- Trello,
- Nozbe (tutaj raczej sprawy, nad którymi pracowałam, ale z jakiegoś powodu straciły na znaczeniu – mimo to nie jestem jeszcze gotowa by zamknąć dany projekt),
- Evernote.
Kosz
Tu chyba prosta sprawa 😉
Lista projektów
Tutaj zdecydowanie rolę odgrywają Nozbe oraz Trello. O tym jak dzielę projekty pomiędzy te dwa narzędzia pisałam w artykule „Nozbe + Trello w zarządzaniu projektami”.
Trello nie traktuję jako narzędzia wspierającego GTD. Lądują tam projekty, które wolę realizować zgodnie z metodyką kanban.
Projekty realizowane zgodnie z GTD wprowadzam do Nozbe.
Na temat obu narzędzi pisałam już kilkakrotnie na blogu. Artykuły znajdziecie pod tagami: nozbe, trello.
Lista najbliższych działań do podjęcia
Zapewnia mi ją lista priorytetów w Nozbe 🙂 I tylko tą listę traktuję jako listę najbliższych działań. To jest dla mnie takie MUST HAVE, na którym się skupiam w kolejnych dniach.
Lista spraw oczekujących na spełnienie warunku
Tutaj wykorzystuje dwa miejsca:
- Nozbe, kategoria: „Oczekiwanie na spełnienie warunku”
- Gmail, etykieta: „GTD/Oczekiwane”
Kalendarz
W wersji elektronicznej: Google Calendar. Nie korzystam z żadnego dodatkowego kalendarza w formie fizycznej.
O tym jak planuję czas z wykorzystaniem kalendarza oraz jak planuję tydzień z Google Calendar pisałam już wcześniej na blogu 😉 Wpisy nt. tego narzędzia możesz znaleźć pod tagiem: google calendar.
Podsumowanie
Tak zbudowany system pozwala mi porządkować wszystkie napływające sprawy. Ale sam porządek na niewiele by się zdał. Aby system zachował spójność i budził Twoje zaufanie potrzebujesz kolejnego kroku – regularnego przeglądu. I tym zajmiemy się w kolejnym artykule.
Wymienione narzędzia
Wszystkie dostępne w wersji zarówno darmowej jak i płatnej. W większości darmowa funkcjonalność jest wystarczająca do działania.
* Link afiliacyjny. Co to oznacza? Że jeśli wejdziesz na stronę z mojego polecenia coś na tym zyskam (darmowy miesiąc, jakaś prowizja). Jeśli bardzo Ci to przeszkadza wpisz nazwę narzędzia w Google i bez problemu je znajdziesz. Polecam tylko te narzędzia, z których sama korzystam i jestem usatysfakcjonowana 🙂
A jeśli zdecydujesz się na zakup konta Nozbe PRO możesz skorzystać z mojej zniżki promocyjnej (10%). Kod znajdziesz na końcu tego artykułu.
Co sądzicie o przedstawionej implementacji tego etapu?
Jeśli stosujesz tą metodę w życiu z chęcią dowiedziałabym się jak wygląda u Ciebie faza porządkowania?
