W tym artykule skupiam się nad tym JAK I DLACZEGO wykorzystuję kalendarz do planowania czasu (mój system), ale bez skupiania się na opisie samego Google Calendar (który wykorzystuję). Postaram się przygotować coś dla Was w tym temacie jako kontynuację (może nawet jakiś filmik) [gotowe 😉 ].

Jakie bloki zadań umieszczam w kalendarzu?

  • Oczywiście zadania typu: wizyty u lekarzy, spotkania towarzyskie, a nawet zakupy 🙂

Są to zazwyczaj zadania nie do przesunięcia, o określonym terminie, przybliżonym czasie trwania. Te zadania lądują w kalendarzu na bieżąco, wtedy kiedy się pojawiają. Zakładam też, że są to zadania, które większość z Was również planuje w kalendarzu 😉

  • Zadania, powtarzające się w każdym tygodniu

Są to elementy typu: „Praca + czas na dojazdy” (choć u mnie ostatnio nie pojawia się w planie), „Tygodniowy Przegląd Zadań” (część mojego systemu produktywności), itd. Łatwo je wyłapać, obserwując swój własny tydzień (jedno z narzędzi podpowiadam dalej).

Zadania tego typu planuje na dłuższe okresy, np. miesiąc, dwa. Nie przejmuje się tym, że 1.05. o 12:00 mogę nie mieć czasu na zaplanowane działanie. Konkretne rozdysponowanie takich bloków w czasie to coś, co robię codziennie wieczorem. Pozwalam sobie dowolnie układać zadania w ramach dnia/tygodnia. Rzeczywistość już mi pokazała, że nie da się sztywno trzymać planów. Google Calendar zapewnia mi ogólny schemat, spojrzenie na cały tydzień oraz elastyczność jeśli chodzi o przesuwanie zadań.

  • Zadania wspierające moje cele

Spośród tych zadań wybieram te, nad którymi chcę się skupić w danym czasie i znajduję na nie czas w kalendarzu.

 

Google Calendar umożliwia tworzenie więcej niż jednego kalendarza i nanoszenie ich na siebie. Terminy „nieprzesuwalne” lądują w innym kalendarzu niż te, które mogę spokojnie przestawiać. Dzięki temu, współpracując z kimś albo umawiając się na jakieś spotkanie mogę udostępnić swój kalendarz z terminami „nieprzesuwalnymi” (jak praca, spotkania, etc.).

 

W całym tym sposobie nie chodzi o to, by 1:1 planować dzień i jak robot realizować kolejne bloki. Dla mnie to taki wskaźnik i ogranicznik, by nie zaplanować za dużo.

Nie bukuje czasu na moją rutynę poranną, w ciągu dnia czy wieczorną. Po prostu wiem, od której planować zadania tak, bym miała na nią czas. Gdzie zrobić przerwę, a kiedy kończy się mój „dzień pracy”. Ale jeśli chcesz mocniej pilnować jej wykonania – możesz ją dodać do kalendarza.

Kiedyś planowałam też czas na sen xD Może wydawać się to śmieszne, ale przy takim stylu życia jaki prowadziłam (gdzie czasami musiałam posiedzieć do 3:00 nad jakimś projektem na studia, ale do pracy miałam na 11:00) rezerwacja czasu na sen miała sens. Po prostu dzięki temu zmuszałam się by iść spać (bynajmniej nie polecam takiego stylu życia). Choć były przypadki, gdy potrafiłam przeciągnąć swój dzień pracy do 30+ godzin bez snu. Z perspektywy czasu wiem, że nie było to mądre.

Co mi daje planowanie zadań na cały tydzień w kalendarzu?

Kontrolę. Ogólne spojrzenie, co mam do realizacji w tym tygodniu. Czy wrzucenie kolejnego kursu, spotkania, projektu to nie będzie już zbyt wiele? Czy plan jest realny? Wykonalny?

Może zajmie mi to chwilę czasu, ale to co dostaję w zamian jest więcej warte. Spokój, satysfakcję i brak pretensji na koniec tygodnia, gdzie podział się mój czas? Widzę gdzie. Widzę też jak go wykorzystuję. Wyciągam wnioski, koryguje plan, rezygnuje z działań, które nie są mi potrzebne. I jadę dalej 🙂

Jest to też dodatkowa motywacja do działania oraz dobre źródło wiedzy nt. tego jak rzeczywiście spędzam ten czas. Czy i na co go tracę? Ćwiczę uważność w podejmowaniu decyzji o swoim czasie.

Łączenie zadań w bloki ma też swoje plusy 🙂 W chwili, gdy pojawia się ten wpis jadę pewnie na cykliczne badania lekarskie (ciąża). Korzystając z okazji, skoczę do kiosku i drogerii, które mam obok, a w drodze powrotnej zahaczę o warzywniak i piekarnie. Rzadko zdarzają mi się przypadki, gdy jest 16:00, a ja przypominam sobie, że muszę wyskoczyć do sklepu po jedną rzecz. Zawsze układam wszystko tak, by mieć „po drodze”. Wiadomo, wszystkiego nie przewidzę, ale planowanie pozwala uniknąć wielu niespodzianek 🙂 A ja ich nie lubię 😛

 

Skąd pomysł planowania tygodnia z kalendarzem?

Studia. To łączenie i kombinowanie jak zmieścić pracę na pełen etat + studia dzienne spowodowało u mnie konieczność wykorzystania Google Calendar. Potwierdza to tezę, że potrzeba jest matką wynalazku 😉 Z czegoś musiałam rezygnować, a wizualizacja tych dwóch obszarów pozwoliła mi na wybory typu: „Czy bardziej opłaca się jechać do pracy na 6:30, a potem na zajęcia o 12:40 i już nie wracać do pracy tego dnia? Czy też jechać na zajęcia, a po nich dopiero do pracy? Czy też muszę pojawić się i przed i po zajęciach, bo nie dam rady wypracować 40 godzin w tygodniu? A może warto pomyśleć nad dniem urlopu, by oszczędzić sobie karkołomnych kombinacji? Ew. zrezygnować z jakiegoś wykładu, bo nijak nie idzie tego pogodzić…”. Studia skończyłam, ale element systemu planowania pozostał 🙂

 

Inne narzędzia

Jeśli chcesz dokładniej przeanalizować swój dzień, tydzień pracy polecam Emergent Task Timer (ETT) zaproponowany przez Dave’a Seah’a. Na podstawie takiej analizy można wyciągnąć naprawdę wiele wniosków, m.in. na co tracisz swój czas. Dodam, że narzędzie to szablon do druku, który wypełniasz i na tej podstawie wyciągasz wnioski dla swojego przypadku.

Do analizy jak produktywnie spędzasz swój czas na komputerze czy telefonie polecam aplikację Rescue Time. Wersja darmowa ma wystarczające narzędzia pod tym kątem. Sama postaram się napisać coś więcej na jej temat  do końca miesiąca (mam nadzieję już za tydzień). w późniejszym czasie. [Aktualizacja, 19.04.]: Świetny artykuł na temat tej aplikacji pojawił się ostatnio u Pani Swojego Czasu. Polecam 🙂

 

To pierwszy z artykułów, który tak mocno skupia się na moim systemie produktywności i opisuje konkretne wykorzystanie jednego z jego elementów w moim przypadku. Jak Wam się podoba? Powinnam częściej opisywać takie praktyczne przypadki użycia czy pozostać przy dotychczasowej formie, w której bardziej skupiam się na samych narzędziach niż na moim sposobie ich wykorzystania?

Co sądzicie o tym systemie planowania bloków zadań z wykorzystaniem kalendarza?

Co wykorzystujecie do planowania tego typu zadań?