Spotykam się z pytaniami czego lepiej używać: Nozbe czy Trello? Osobiście uważam, że obie aplikacje świetnie się uzupełniają. Więc zamiast zastanawiać się Nozbe vs Trello, opowiem jak używam Nozbe + Trello do zarządzania własnymi projektami.

Piszę z punktu widzenia osoby, która najpierw zaczęła działać z Nozbe, a następnie część projektów wydelegowała do Trello. W Trello wykorzystuje to, czego potrzebuję, czego brakowało mi np. w Nozbe. Wiem, że nie korzystam z pełni możliwości aplikacji Trello, ale nie widzę sensu zastępowania czegoś, co jest dobre – Nozbe. Są projekty, których nie przydzieliłabym do Trello, a są takie, którymi wygodniej zarządzać poza Nozbe.

W artykule często odwołuję się do wykorzystania Google Calendar. Niestety na temat samego narzędzia i jego miejsca w moim systemie produktywności jeszcze nie pisałam na blogu.  A jest to temat na oddzielny artykuł, więc nawet nie próbuję rozszerzać zakresu tego (i tak się rozpisałam). Postaram się nadrobić to jak najszybciej. Jeśli będziecie mieć pytania – śmiało zadajcie je w komentarzu.  Nieaktualne. Już pisałam. Wszystkie artykuły na ten temat znajdziecie pod tagiem: google calendar.

 

Czym nie będzie ten artykuł?

Opisem samych aplikacji, jak z nich korzystać, gdzie zacząć. Na ten temat pisałam już wcześniej:

Nie będzie również ich porównaniem, choć pojawią się jego elementy.

Chciałabym również zauważyć, że oba narzędzia opierają się na dwóch różnych metodach działania: Nozbe – GTD, Trello – Kanban. Stąd myślę, że ciężko je nawet porównywać. A jeśli już to zastanów się, która metoda bardziej „ci leży”: GTD czy kanban?

 

Kiedy Nozbe, a kiedy Trello?

Jeśli projekt składa się z wielu zadań cyklicznych i ważny jest termin ich realizacji – ląduje w Nozbe. Nozbe jest dla mnie takim codziennym MUST, który definiuje, co mam do zrobienia danego dnia i w najbliższym czasie. Siłą rzeczy, zadania z Nozbe mają wyższy priorytet. Jeśli zależy mi na terminowości – wybieram Nozbe.

Ale niektóre projekty, głównie informatyczne wolę przechowywać w formie list: To do, In progres, On hold, Done. Tutaj nie liczy się dla mnie by 19.03. zrealizować jakiś element aplikacji (zazwyczaj). Co więcej, może pojawić się ważniejsze zadanie i nie chcę dziesięć razy przesuwać innych zaplanowanych tasków w czasie. Wiem, Nozbe nie narzuca wyznaczania terminów, ale spojrzenie horyzontalne oraz możliwość łatwego przesuwania zadań pomiędzy listami przemawia w tym przypadku na korzyść Trello. (A może to po prostu przyzwyczajenie wynikające z lat korzystania z Jiry przy tworzeniu oprogramowania?)

W Nozbe nie przesuwam zadań w czasie, a jeśli – robię to bardzo rzadko. Jeżeli mam ustawioną datę wykonania zadania – jest powód, dla którego ją ustawiłam, ew. jest to zadanie cykliczne (one muszą mieć datę). Nie zawsze wykonam zadanie w terminie, wtedy czeka „przeterminowane” na swoją kolej. Po co ustawiam datę, skoro niektóre zadania nadal siedzą „przeterminowane”? Jeśli zadanie się „przeterminuje” albo zbyt długo siedzi na liście priorytetów – też jest to dla mnie jakaś informacja zwrotna. Motywacja do zastanowienia się: „dlaczego?”. Może cel, który realizuje nie jest dla mnie tak istotny jak się wydawał? Albo może zadanie zajmuje zbyt dużo czasu? Ustawiłam zbyt dużą częstotliwość? Albo ciężko mi jest się za nie zabrać, bo wcale nie jest zadaniem tylko projektem…

Trello pozwala mi mieć ogólne spojrzenie na to co jest do zrobienia (opanowania, etc.), ale niekoniecznie teraz tylko w dłuższej perspektywie czasu.

Jeśli mam task typu „zrobić kurs xxx”, jest to projekt, który będzie czekał na swoją kolej w Trello (ale jako karta, a nie board). Jeżeli znajdę czas albo jego priorytet się zwiększy – planuję kroki typu: 2h co weekend danego kursu, bookuje czas na kurs w Google Calendar (a czasem dodaje również task do Nozbe). Pozwala mi to także na priorytetowanie kursów, szkoleń, które chce zrobić i wybranie tych, które są dla mnie ważniejsze (z punktu widzenia np. kariery), a nie pisanie się na każdy kurs, który wpadnie mi w oko (no dobra, czasem i to mi się zdarza 😉 ). Gdybym miała robić każdy interesujący mnie kurs – życia by mi brakło 😛 Wolę zbierać je na listach i świadomie decydować, na który teraz znajdę czas.

Słyszeliście zapewne o zasadzie Pareto (80/20)? Jestem pewna, że można przenieść ją również na ten przypadek i stwierdzić, że 20% kursów, które robimy przynosi nam 80% efektów. Grunt, by dobrze wybierać 🙂 Daleka jestem od stwierdzenia, że potrafię wybrać to 20%, jednak porównując pewne kursy można wybrać te bardziej wartościowe (zwłaszcza w tematyce kwalifikacji zawodowych; kursy w tematyce rozwoju osobistego potrafią i tak zaskoczyć 😉 ).

W Trello przechowuje również inne listy, np. książek. Osobiście trzymam tam książki w tematyce: rozwój osobisty, programowanie, finanse, dziecko (ostatnio :P), etc. Żadnej literatury lekkiej. Ktoś  mógłby powiedzieć, że do czegoś takiego wystarczyłby Evernote. Tak, stamtąd ta lista przywędrowała 🙂 Dla mnie liczy się jednak ta wizualizacja i możliwość łatwego przesuwania pozycji (zamiast cut & paste), filtrowanie po tematyce, priorytetowanie listy zakupów książkowych (rzadko już wchodzę do Empiku i szukam pozycji do przeczytania, zawsze wiem czego chcę).

Nozbe mocniej mobilizuje mnie do pracy, wykonywania zadań. Samo Trello nie dałoby rady, potrzebuje wsparcia w postaci np. blokowania czasu na dane taski w kalendarzu (Google Calendar). Zaczynam dany blok zadań – zaglądam do Trello, co jest do zrobienia.

Trello to dla mnie archiwum pomysłów. Zbieram tam również feedback odnośnie moich projektów. Poprawki do wprowadzenia na blogu, w portfolio czy aplikacjach, które publikuje. Czekają tam na swój czas. Ale nie wątpię, że gdy np. portfolio trafi na tapetę pojawi się blok w Google Calendar, pt. „Portfolio”.

Nozbe jest bardziej niezależne, choć czas na niego również na wszelki wypadek bookuje w Google Calendar 😉 Zakładka Kalendarz (w Nozbe) podpowiada ile tego czasu danego dnia potrzebuje. Synchronizacja Nozbe z Google Calendar pozwala mi również cały czas mieć na uwadze, co jest do zrobienia danego dnia. Większe zadania dostają swój własny czas wykonania w Google Calendar. Wiele z nich wykonuje w ramach innych bloków zadań.

Niektóre projekty wymagają wykonania poszczególnych kroków w odpowiedniej kolejności. W tym przypadku wykorzystuje Nozbe. Skupiam się nad jednym krokiem i dopiero później mogę przejść do następnego.

W Nozbe lądują również projekty „szablonowe”, tj. takie, które powtarzają się co jakiś czas, ale zawsze składają się (mniej więcej) z tych samych kroków.

Podsumowując:

nozbe_trello_plus

Oczywiście zdarzają się przypadki, gdy projekty w całości bądź części przenoszę z Trello do Nozbe lub na odwrót. Czasem ciężko coś zdefiniować na starcie. W trakcie przenosin jest m.in. część mojego systemu Blogowania 🙂 Możliwość „odhaczania” zadań cyklicznych w Nozbe okazała się w tym przypadku nieoceniona. Ale z kolei planowania contentu nie przeniosę na pewno. Kalendarz i możliwość drag & drop na tematach jest bardzo wygodna 😀 Zresztą poświęciłam temu tematowi oddzielny artykuł: Planowanie contentu na bloga z wykorzystaniem Trello.

 

Nie mówię, że mój sposób wykorzystania tych narzędzi jest w pełni poprawny, ale jak dla mnie na pewno produktywny. Osobiście jestem zdania, że to narzędzie ma pracować dla Ciebie – nie na odwrót. Więc ścisłe trzymanie się ich zastosowań, nawet jeśli nie są Ci na rękę – nie ma dla mnie sensu. Oczywiście z chęcią wysłucham uwag, jak mogłabym uczynić ten system jeszcze bardziej produktywnym.

 

Długo bym mogła jeszcze pisać i pewnie jeszcze napiszę o wykorzystaniu obu narzędzi w moim systemie produktywności. Tak naprawdę musiałam wycinać całe fragmenty tego artykułu, by nie miał co najmniej dwa razy takiej objętości 😀

Linki do obu aplikacji (jeśli komuś się nie chce scrollować na górę 😛 ):

trello-logo-blue

W przypadku Nozbe, jeśli po okresie testowym (30 dni) zdecydujesz się wykupić konto płatne może wykorzystać moją zniżkę promocyjną (10%), wpisując przy zakupie kod: nettelogOczywiście można pozostać dalej z kontem darmowym przy pewnych ograniczeniach. Więcej nt. Nozbe, kosztów, etc. możesz przeczytać w jednym z moich poprzednich artykułów.