Kolejny artykuł nt. Nozbe w odpowiedzi na Wasze zainteresowanie tą aplikacją po mojej publikacji z 19.02. br . Mówię tu zarówno o ilości odsłon (przebił nawet artykuł powitalny, który ukazał się w tym samym czasie), komentarzy jak i indywidualnych zapytań na Facebook’u.

Ten artykuł w odróżnieniu od poprzedniego zawiera konkretne przypadki użycia, triki i porady odnośnie praktycznego wykorzystania Nozbe.

Zaznaczam również, że zarówno ten jak i poprzedni artykuł nie jest sponsorowany. Nikt nie zapłacił mi za jego napisanie, opisuję narzędzie, które używam i zdecydowanie polecam.

Mam dla Was również informację, że jeśli ktoś po okresie testowym zdecyduje się wykupić konto płatne może wykorzystać moją zniżkę promocyjną (10%), wpisując przy zakupie kod:

nettelog

Oczywiście można pozostać dalej z kontem darmowym przy pewnych ograniczeniach, np. liczby projektów (nie sprawdzałam, osobiście wykupiłam pakiet na kolejny miesiąc, by móc korzystać bez ograniczeń 😉 ).

 

Rozpoczęcie pracy z Nozbe ułatwi Wam

W sekcji Ustawienia aplikacji Nozbe znajdziecie również inne „Filmy instruktażowe” 🙂

Zanim zaczniemy kilka uwag

Nie jestem specjalistą w zakresie Nozbe, nie przeszłam żadnego szkolenia. Opisane sposoby wykorzystania, porady to efekt ponad rocznego doświadczenia w wykorzystaniu tej aplikacji do codziennej pracy nad moimi osobistymi projektami. Nie uważam, że jest to najlepszy sposób wykorzystania Nozbe. Jest to sposób, który sprawdza się konkretnie w moim przypadku. Wykorzystaj go i dostosuj do własnych potrzeb 🙂

Artykuł nie będzie instrukcją obsługi Nozbe, nie chcę powielać materiału, który możecie obejrzeć w bardziej przystępnej formie video.

Metodzie GTD planuję poświęcić osobną serię artykułów (seria w toku). Ale jeśli ktoś chciałby już teraz dowiedzieć się na jej temat więcej – polecam książkę Davida Allena „Getting Things Done, czyli sztuka bezstresowej efektywności”. Od razu uprzedzam, że jest to książka, na którą potrzebujecie trochę czasu. To nie jest pozycja, którą wystarczy przeczytać od deski do deski. Warto wykonać wszystkie zawarte w niej zadania. Efektem są projekty, którymi możecie później zarządzać z wykorzystaniem Nozbe.

Oczywiście to dłuższa ścieżka. Osobiście miałam szczęście najpierw trafić na GTD i Davida Allena, a dopiero w drugiej kolejności na Nozbe, do którego przeniosłam już rozpisane projekty.

 

A teraz przejdźmy do konkretów. Przedstawię Wam…

Najważniejsze z mojego punktu widzenia informacje przydatne przy codziennej pracy z aplikacją

Pierwszym krokiem jest wprowadzanie zadań. Możesz to robić z wielu poziomów i jest o wiele szybsze jeśli nauczysz się kilku skrótów:

a – uruchamia pole wprowadzania nowego zadania

Wpisujesz nazwę zadania oraz dodajesz:

#priorytet – aby od razu wylądowało na liście „Priorytety”

#parametr – np.

  • nazwa projektu, do którego chcesz przydzielić zadanie,
  • kategoria,
  • termin realizacji,
  • zakładany czas realizacji,
  • powtarzalność

##komentarz

Przykład:

Zadanie nr 1 #Priorytet #Projekt #Kategoria #marzec 15 #15 min #co tydzień ##Komentarz do zadania

 

Okienko wprowadzania zadań ma funkcję podpowiedzi, co jeszcze bardziej przyśpiesza tą czynność.

Oczywiście nie musisz określać wszystkich parametrów już na starcie. Wystarczy, że wpiszesz samą nazwę zadania w oknie „Skrzynka spraw” i wrócisz do sprawy później. Bo tak – główna zasada brzmi: oczyszczaj tą skrzynkę spraw regularnie 😉

Pełna lista skrótów

Jak szybko dodawać zadania przy użyciu „#” – filmik

 

Skąd zadania na liście priorytetów?

  • Niektóre umieszczam tam od razu po dodaniu do Nozbe.
  • Inne w międzyczasie zyskują na znaczeniu – odnajduje je i ustawiam priorytet.
  • Jeszcze inne mają ustawioną datę realizacji. Gdy ten dzień nadchodzi – same lądują na liście priorytetów.
  • Ostatnie źródło to Tygodniowy Przegląd Zadań.

 

Czym jest Tygodniowy Przegląd Zadań?

Aby utrzymać sprawny system konieczny jest jego przegląd. Co z tego, że dodałam zadanie do projektu, jeśli przez najbliższe pół roku w ogóle go nie zobaczę?

Co ile? Najlepiej co tydzień, ale przynajmniej raz w miesiącu 🙂

Warto zaplanować sobie 1,5-2h (a może więcej?) czasu na taki przegląd wszystkich projektów.

O Tygodniowym Przeglądzie Zadań będę jeszcze pisać w ramach opisu metody GTD.

 

Dlaczego kategorie są przydatne?

Dodają kontekst do zadania i ułatwiają ich realizację w zależności od niego, np.

  • Telefon – czasem dużo wygodniej jest przysiąść i wykonać 5 telefonów zamiast 5 razy w ciągu dnia odrywać się od pracy, by wykonać jeden, który właśnie przyszedł Ci do głowy. Nie mówię o sytuacjach, kiedy masz ochotę do kogoś zadzwonić, ale o przypadkach, gdy musisz umówić się na jakieś spotkanie, wizytę, chcesz omówić warunki jakieś umowy, usługi, etc.
  • Płatności online – kiedy już loguję się na swoje konto mogę zrobić więcej niż jeden przelew.
  • Miejsca wykonania zadań: Praca, Dom, Mieszkanie, Miejscowość.
  • Sprawy do załatwienia na mieście – skoro już ruszam się z mieszkania może lepiej odhaczyć więcej niż jedno miejsce? 🙂
  • Osoby, których potrzebujesz albo dla których realizujesz pewne zadania.
  • Sprawy oczekujące na spełnienie warunku – po co trzymać je na liście priorytetów, jeśli i tak nie możesz ich wykonać dopóki nie zostanie spełniony jakiś warunek, np. czekasz na maila z odpowiedzią na daną kwestię?
  • Bez komputera – masz dość ślędczenia nad komputerem i chcesz sobie zrobić przerwę, ale w produktywny sposób, który popchnie Twoje sprawy do przodu?

Moim najnowszym pomysłem są kategorie: „Energia: niska”, „Energia: wysoka”. Zwłaszcza ta pierwsza przydaje się, gdy jest wieczór i nie mam już siły myśleć. Mogę wykorzystać ten czas, by „odhaczyć” kilka zadań z listy.

Niektóre kategorie wykorzystuję, by połączyć zadania w bloki, np. gdy uznam, że coś mogę zrobić podczas Tygodniowego Przeglądu Zadań (TPZ). Wtedy celowo pomijam takie zadanie, jeśli jest priorytetem i siadam do niego w wyznaczonym na TPZ czasie.

 

Integracje z innymi aplikacjami

Osobiście wykorzystuję następujące integracje w kolejności ich przydatności dla mnie: mail, DropBox, kalendarz Google, Evernote.

Tutaj nie będę dodawać nic odkrywczego z własnej strony tylko podam linki do informacji na stronie Pomocy Nozbe:

Sami sprawdźcie czy i jak dane integracje Wam się przydadzą.

 

Błędy, przed którymi (z własnego doświadczenia) ostrzegam

  • Zadania, które są projektami

Czasem odróżnienie jednego od drugiego nie jest takie proste.

Przykład: Swojego czasu chciałam zautomatyzować robienie przelewów. Już nawet rozpisałam sobie całą mapę, założyłam drugie konto, które było mi potrzebne w celu automatyzacji, dodałam taska „Zautomatyzuj system przelewów” i uczyniłam go priorytetem. Taaak… Pare miesięcy później zadanie nadal leżało na liście priorytetów, a ja usilnie starałam się nie zwracać uwagi na czas jego dodania. Czy byłoby lepiej, gdybym przypisała mu termin realizacji? Może. Ale największym problemem było to, że to nie było zadanie – lecz projekt. Dopiero rozbicie go na kroki ruszyło sprawy do przodu 🙂

[Ale była to częściowa automatyzacja. Teraz pracuję nad całkowitą. Na czym polega (wraz z projektem do pobrania)  opisywałam tutaj]

  • Jeśli coś za długo siedzi na liście priorytetów i notorycznie unikasz jego wykonania – zastanów się dlaczego.

Przyczyn może być wiele, np. że to nie zadanie a projekt, czas wykonania Cię odstrasza, ustawiona częstotliwość powoduje, że myślisz „no nie, znowu?” zamiast zająć się jego realizacją. A potem siedzi w nieskończoność gdzieś na końcu listy priorytetów i coraz ciężej się za nie zabrać. Takie zadania najlepiej wyłapywać jak najszybciej.

 

Inspirację do takiego, a nie innego wykorzystania Nozbe czerpałam z doświadczenia, filmów nt. Nozbe, artykułów innych blogerów (głównie zagranicznych), książki Davida Allena nt. GTD. Ciągle wiele się uczę, odkrywam coś nowego i modyfikuję ten system. Zakładam, że nigdy nie będzie tak naprawdę „gotowy”, ale czy powinien? 🙂

Niedawno dla bloga utworzyłam Twittera, postaram się na bieżąco dzielić tam z Wami znalezionymi materiałami odnośnie Nozbe. Poza blogiem Nozbe, Twitter jest dla mnie najlepszym źródłem informacji na temat tej aplikacji 🙂

Nie chcę Was przerazić długością artykułu, a mogłabym się jeszcze pewnie długo rozpisywać. Więc jeśli macie pytania, śmiało podzielcie się z nimi w komentarzu 🙂 Odpowiem bądź przygotuję kolejny materiał, jeśli zajdzie taka potrzeba.

To nie jest ostatni artykuł o Nozbe. W planach mam aktualnie jeszcze co najmniej dwa.  Ale szczegółów dowiecie się kiedy pojawią się na blogu 😉