nozbe

Jakiś czas temu pisałam o tym, jak działam i realizuje swoje cele oraz plany. Obiecałam Wam, że napiszę jak to wygląda od strony praktycznej, od strony aplikacji 😉 To dziś!

Co niektórym może się wydawać, że chyba średnio mi to idzie skoro wpisy na blogu tak nieregularne. Problem w tym, że – no właśnie – Nettelog nie był dla mnie zbyt wysoko w priorytetach w ostatnich miesiącach. Co prawda nie planowałam przerwy, ale też nie planowałam, ile będę pisać. I to się zemściło.

Za to Nettelog wylądowało w planie na najbliższe 12 tygodni. Także spodziewajcie się, że będzie mnie więcej 😀

Długo zastanawiałam się, od której strony to ugryźć. Tym razem postanowiłam wyjść od szczegółu do ogółu, przedstawiając moją pracę z poszczególnymi aplikacjami, a dopiero na koniec zbierając to w jeden wpis, w którym odwołam się do pozostałych artykułów i zamknę opis tego systemu.

Na pierwszy ogień idzie…

 

Nozbe

Mój sposób pracy z Nozbe zmieniał się, zmienia i będzie się zmieniał. Tak jak już kiedyś pisałam, nie da się stworzyć systemu, który byłby stały. On musi się zmieniać, tak jak zmieniają się okoliczności naszego działania. Nie wyobrażam sobie działać dzisiaj tak jak działałam 2-3 lata temu, przed pojawieniem się dziecka. Nie działam już też tak jak w pierwszych miesiącach po pojawieniu się Zuzi. Ani tak jak będę działać za 3 lata. Idealny system produktywności zmienia się wraz z Tobą.

Jednocześnie uważaj z drastycznymi zmianami. Aplikacja X mi nie pasuje – przenoszę wszystko do aplikacji Y. Aplikacja Y nie pasuje? Dobrze, że jest aplikacja Z… No właśnie jest. Ale przenoszenie wszystkiego co pół roku, rok… to słaby pomysł na produktywność. Tym bardziej, że jak pisałam aplikacja idealna nie istnieje. W każdej zawsze będzie Cię coś wkurzać.

Owszem, możesz przenieść część zadań, wypróbować inną aplikację. Wpinać kolejne narzędzia. Ale uważaj z wyrzucaniem wszystkiego do kosza i zastępowaniem… co pół roku.

Pamiętaj, by zachować dystans w stosunku do tego, co tu przeczytasz. To sposób, który działa. W moim przypadku. Nigdy, ale to przenigdy nie staraj się przenosić całego systemu na swoje życie. Wybieraj elementy, sprawdzaj, testuj. Zmieniaj krok po kroku. Dopasuj do swojego życia, swojego systemu. Tylko takie podejście ma sens.

 

Po tej krótkiej dygresji:

Moja codzienna praca z Nozbe

Nozbe to obok Google Calendar, jedyna aplikacja do której zaglądam codziennie.

 

Jak pracuje z nią TERAZ?

Na dzień dobry zaglądam do listy priorytetów, którą mam uporządkowaną pod kątem dat. Jest ona bardzo długa i przestałam już się łudzić, że dam radę ją zerować.

Przyznam, że był okres, gdy próbowałam.  Eksperyment nazwałam Nozbe Zero (nawiązując do zasady Inbox Zero, którą stosuje w przypadku skrzynki mailowej). Każdego dnia starałam się zmniejszyć liczbę priorytetów o połowę. Celem było zejście do liczby zero i zerowanie listy priorytetów każdego dnia. W sumie naprawdę świetnie brzmi i jeśli jesteś w stanie to robić – spróbuj się trzymać tej zasady.

To, że sama nie potrafię zejść do takiego poziomu też jest dla mnie pewną informacją zwrotną – że przesadzam z zadaniami, projektami i planami. Zdaję sobie z tego sprawę i mam nadzieję, że kiedyś uda mi się zmniejszyć ich ilość do realnego poziomu.

Czy ilość zadań przed jakimi stoję mnie stresuje? Czasem. Przez chwilę. Przyznam, że bardzo rzadko czuję się przytłoczona. Właśnie dlatego, że mam nad tym kontrolę. Niezależnie od tego, ile ich jest, wiem, że nic WAŻNEGO mi nie ucieka. To daje spokój.

Ja naprawdę dużo umieszczam w Nozbe, mimo, że nie jest to jedyna aplikacja, w której przechowuje zadania.

Na potrzeby tego artykułu zajrzałam do raportów Nozbe za ostatni miesiąc (dostajesz je na maila). W przeciągu tego miesiąca:

Tygodniowo pracowałam nad 70 zadaniami. Ukończyłam 60 z nich, a 10 kasowałam. Niestety dodawałam ok. 111 zadań/tydzień.

Nie jest to za ładna statystyka. Dodając 40 zadań tygodniowo więcej niż jestem w stanie zrealizować… wiem do czego to dąży.

Przyznam też, że od miesiąca nie robiłam przeglądu zadań, który na pewno wpłynąłby na liczbę usuniętych zadań. Aż wstyd, bo sama pisałam jak istotnym jest elementem i że warto go robić przynajmniej raz na miesiąc, najlepiej – raz na tydzień. Napisanie o tym mocno wpływa na wyrzuty sumienia. Także znalazłam na niego czas w planach na ten weekend.

Moja lista priorytetów liczy w tym momencie 143 zadania. Niestety dość często przekraczam liczbę 100 zadań. Dlatego przeglądanie jej codziennie… nie wchodzi w rachubę. Listę priorytetów przeglądam min. raz w tygodniu. Codziennie sprawdzam tylko zadania, które do niej dołączyły, z datą na Dzisiaj, Wczoraj.

 

Skąd mam więc wiedzieć co mam robić w danej chwili? Lista priorytetów nie pomaga.

Otóż mam stworzoną w tym celu kategorię MOST IMPORTANT.

To taki drugi poziom priorytetyzacji. Tu wpadają zadania, którymi zajmuje się w najbliższej kolejności.

Dlaczego nie skrócę listy priorytetów, by były tam tylko zadania, które lądują w MOST IMPORTANT? Po co mi lista priorytetów, która nie mówi mi co mam robić.

Otóż właśnie: mówi.

Zadania mają swoje kategorie. To, że coś jest priorytetem nie znaczy, że muszę zrealizować to JUŻ, teraz, natychmiast. Ale w najbliższym czasie. Często są zależne od pewnych okoliczności. Na liście priorytetów mam zadania, które wykonuje w pewnych blokach. Biorąc się za dany blok zadań, mogę przefiltrować tą listę.

Przykład?

Finanse. Regularnie robię Tygodniowy Przegląd Finansowy (staram się co tydzień :P). Jednym z zadań jest realizacja różnych drobnych zadań dotyczących finansów. Jak wiecie mam mocno zautomatyzowany system finansowy (jak go zautomatyzować opisywałam w artykule: Automatyzacja finansów – krok po kroku), ale zawsze zdarza się, że jakiś przelew muszę wykonać ręcznie, coś skontrolować. Takie zadania wykonuje w bloku zadań finansowych. Są na liście priorytetów, powinny być. Nie muszę ich jednak codziennie przeglądać. Na liście MOST IMPORTANT ląduje tylko Tygodniowy Przegląd Finansowy. Kiedy go robię (zazwyczaj czwartek) zaglądam do innych priorytetów, połączonych wspólną kategorią.

Tak samo zadania do realizacji w danym miejscu. Załatwiam je w jednym bloku. Nie oznacza to, że kiedy takie zadanie pojawia się na liście priorytetów musi być wykonane od razu. Mogę je ignorować. Jednocześnie musi mieć priorytet, w odróżnieniu od tych, które niekoniecznie są do zrealizowania w najbliższym czasie.

Zbyt długa lista priorytetów nie sprzyja produktywności. Człowiek zajmuje się ich układaniem w czasie, przesuwaniem na liście, itp. Wyrzucenie tych, którymi chcemy się zająć w najbliższej kolejności ułatwia sprawę. Zamiast 200 zadań, przeglądam 20-40. Kiedy siadam do komputera, najważniejsze z nich przesuwam na samą górę (alternatywą jest kolejna kategoria). Nie przeglądam 200 zadań. Przeglądam te najważniejsze. Nie układam ich wszystkich w kolejności na liście. Wybieram 3-5, które przesuwam na górę, realizuję, wybieram kolejne.

Największe zamieszanie powodują tutaj zadania cykliczne. Kategorie mają przypisaną na stałe. Po zrealizowaniu zadanie się odnawia i ponownie siedzi na liście MOST IMPORTANT. Nawet jeśli kolejna realizacja przypada za 2 miesiące. Dlatego wyodrębniłam je na liście MOST IMPORTANT CYCLIC. Jest to dodatkowa kategoria im przypisana, właśnie po to, by po realizacji łatwiej eliminować je z listy MOST IMPORTANT. Te, które nie są cykliczne – łatwo wyeliminować – wystarczy je zrealizować 🙂

Staram się by lista MOST IMPORTANT nie przekraczała 40 zadań. Jeśli tak jest – albo staram się szybko odhaczyć kilka z nich albo wyrzucam te mniej istotne. Przeglądanie zadań zajmuje czas. A minuta do minuty 😉

 

Podsumowując:

Codziennie:

  1. Otwieram Nozbe.
  2. Zaglądam na listę priorytetów, posortowaną po datach. Sprawdzam zadania na „Dzisiaj, wczoraj”.

Realizuję – jeśli zadanie nie zajmuje więcej niż 2 miuty.

Dodaję do kategorii MOST IMPORTANT – jeśli zajmuje więcej niż 2 minuty, ale chcę się nim zająć w najbliższej kolejności.

Zostawiam w spokoju. Czasem usuwam datę i ląduje po prostu na liście priorytetów.

Dlaczego data „Dzisiaj”, skoro w rzeczywistości nie muszę się danym zadaniem rzeczywiście zająć dzisiaj? Otóż, czasami ustawiam daty dla zadań, które chcę zobaczyć na swojej liście za jakiś czas. Dlaczego? Np. wiem, że to zadanie jest priorytetem, ale w tej chwili nie mam wszystkich danych, by się nim zająć. Tak naprawdę powinno wylądować w priorytetach z kategorią „Oczekuję na…” – i to też jest opcja. U mnie niestety się nie sprawdziła. Kiedy przypisuję datę, po której będę miała potrzebne dane i informacje zamykam pętle w głowie, która kazała mi myśleć, czy aby na pewno nie zapomnę zajrzeć i przejrzeć zadań z kategorii „Oczekuję na…”.

Dodam, że taki sposób działania ustrzega mnie przed skutkami robienia przeglądu rzadziej niż raz na tydzień. Gdyby udawało mi się robić go co tydzień, wiele z tych zadań nie musiałoby mieć dat. Raz na tydzień wybierałabym zadania, które powinnam zrealizować w najbliższym czasie. Zdaję sobie z tego sprawę i walczę właśnie o przywrócenie częstszych przeglądów.

  1. Zaglądam na listę MOST IMPORTANT. Przesuwam na górę 2-3 najważniejsze zadania. Realizuję. Wybieram kolejne 2-3 zadania.

Kiedy jednak brakuje mi energii, przeglądam całą listę zadań MOST IMPORTANT, wybierając te, które nie wymagają ode mnie zbyt dużo energii. Jeśli brakuje mi tu zadań – zaglądam pod kategorię „Energia niska”, którą utworzyłam w tym celu. Pozwala mi to zrealizować zadania, które nie wymagają zbytniego wysiłku. A czasami przywracają mi energię i biorę się za konkretne zadania 😉

Oczywiście nie mówię o przypadkach, gdy jest 1 w nocy, a ja zamiat spać próbuje odzyskać energię, by pracować. Chodzi mi bardziej o przypadki, gdy wstanę z łóżka lewą nogą, nic mi się nie chce, a jednocześnie nie chcę stracić danego dnia. W zasadzie bardzo rzadko czekam na inspirację czy motywację do pracy. Za to często obserwuje jej pojawienie się, gdy już pracować zaczynam 😉

 

Min. raz na tydzień:

  • Przeglądam listę wszystkich priorytetów w Nozbe. Porządkuje je (kategorie, daty, priorytet). Odznaczam. Eliminuję.

Min. raz na miesiąc:

  • Realizuję Tygodniowy Przegląd Zadań, o którym pisałam już szczegółowo (a który chciałabym realizować jak nazwa wskazuje co tydzień, ale od jakiegoś czasu wychodzi co miesiąc 😉 ).

 

Black Friday!

Korzystając z okazji chciałabym zachęcić do skorzystania z promocji jaką Nozbe przygotowało z okazji Black Friday.

Otóż przy przedłużaniu konta na najbliższy rok dostaniecie CZTERY miesiące gratis!

Przyznam, że bardzo kusząca promocja i sama rozważam, by przedłużyć konto. „Rozważam”, a nie „już klikam” tylko dlatego, że moje konto wygasa w sierpniu 2018 😀 Przedłużyłam przy okazji jednej z poprzednich promocji (ogólnie polecam ich wypatrywać – opłaca się 😉 ).

Także dla nowych klientów jest to dość kusząca opcja. 16 miesięcy w cenie 12.

Jeśli przy okazji chcielibyście skorzystać z mojego linka afiliacyjnego do promocji – będę zobowiązana 😉

Podkreślam, że NIGDY nie polecam niczego, czego – no właśnie – nie polecam. Z Nozbe korzystam już od prawie 3 lat i nieraz pisałam na blogu JAK oraz dzieliłam się swoimi szablonami 😉 A będzie tego jeszcze więcej, bo narazie nie planuje przesiadki (minimum do sierpnia 2018, a jak skuszę się na promocję to nawet grudnia 2019 :P).

Dodam również, że wcale nie musisz kupować Nozbe 🙂 Możesz korzystać z niego za darmo (do 5 projektów).

Więcej nt. promocji

 

Chcielibyście coś jeszcze wiedzieć nt. mojej codziennej pracy z Nozbe? A może macie ogólne pytania dotyczące Nozbe?

 

P.S. A na blogu małe zmiany. Jestem ciekawa kto z Was zauważył co się zmieniło 😛