skrzynki-spraw-wplywajacych

Zgodnie z obietnicą – moja implementacja pierwszego kroku metody Getting Things Done, czyli gromadzenia spraw wpływających.

Przypomnę, że na GTD opieram swój system produktywności (opisywany na blogu).

Seria nt. metody Getting Things Done obejmuje:

    1. Getting Things Done – wprowadzenie
    2. GTD – krok pierwszy: Kolekcjonowanie (gromadzenie)
    3. GTD – krok drugi: Analiza
    4. GTD – krok trzeci: Porządkowanie
    5. GTD – krok czwarty: Przegląd

c.d.n.

 Jeśli nie znasz treści poprzednich artykułów – warto się z nimi zapoznać przed przeczytaniem tego. Zwłaszcza, jeśli poważnie myślisz o zastosowaniu tej metody w życiu 😉

Przypominam również, że najlepszych podstaw odnośnie implementacji metody GTD dostarcza książka Davida Allena, „Getting Things Done, czyli sztuka bezstresowej efektywności”.

 

Czym są skrzynki spraw wpływających?

Są to miejsca, do których trafiają wszystkie sprawy, którymi chcesz się zająć (w bliższej lub dalszej przyszłości).

Cytując fragment poprzedniego artykułu:

Skrzynki mogą być różne, tak jak różne są zadania, które chcemy kolekcjonować. Zaryzykuję również stwierdzenie, że nie tyle istotna jest ich ilość, ile efektywność zastosowania takiej a nie innej skrzynki.

Na przykład:

Siedząc przed komputerem wybieram skrzynki elektroniczne, jak Google Keep czy Evernote. Ale nie będę uruchamiać komputera za każdym razem, gdy coś przychodzi mi do głowy – wtedy wolę skorzystać z kartki papieru bądź dyktafonu w telefonie.

Jestem akurat w drodze, komunikacji miejskiej? Skorzystam z notesu, który mam zawsze w torbie bądź (w najgorszym przypadku) zapisuję notatkę w telefonie (Google Keep, Evernote).

 

Moje skrzynki spraw wpływających

  • Notatnik obok komputera
  • Gmail
  • Notes
  • Google Keep: luźne najnowsze notatki (reszta ma przydzielone etykiety)
  • Evernote: tag „Notatki wpływające”
  • Szuflada spraw wpływających
  • Notatki głosowe: z zakładkami
  • Nozbe: Skrzynka spraw
  • Gmail: etykieta: „GTD/Działania”
  • Dropbox: folder „TMP”
  • Notatki głosowe: pozostałe
  • Telefon (foldery: Screenshots, Download)

Skrzynki te nie są dla mnie niezmienne. Ich kolejność również. Lista za kilka miesięcy może się mocno różnić od obecnej. Choć są też takie, które towarzyszą mi od samego początku.

Lista uporządkowana jest zgodnie z kolejnością oczyszczania. Ostatnie skrzynki mogą poczekać dłużej (zostają wyzerowane najpóźniej podczas tygodniowego przeglądu zadań).

Widzimy, że taką skrzynką jest dla mnie np. etykieta email „GTD/Działania”. Dlaczego nie obawiam się, że sprawa z niej mi umknie? Jak pisałam w artykule o Inbox Zero, jeśli mail wymaga pilnego działania bądź będzie mnie interesować za jakiś okres czasu (np. pół roku) maila kieruje do Nozbe.

* Kolejnym krokiem po gromadzeniu jest regularne oczyszczanie tych skrzynek. Miej to w głowie podczas ich wyboru. Tak, by sposób gromadzenia spraw ułatwił Ci ich późniejszą analizę, zamiast utrudnić.

 

Opisy skrzynek spraw wpływających

Notatnik obok komputera – praktycznie: dwie podkładki z przypiętymi kartkami. Jedna może podróżować po mieszkaniu, drugą trzymam zawsze obok komputera. Zapisuję tam sprawy, które wpadają mi do głowy na bieżąco – typu: zadzwonić do kogoś / zrobić coś kiedy skończę aktualne zadanie. Nie odrywam się od pracy w momencie, gdy coś przyjdzie mi do głowy (chyba, że to naprawdę pilna sprawa, ale wierzcie mi – takie rzadko się zdarzają).

W notatnikach lądują rzeczy, którymi chcę się zająć „za chwilę”. Jeśli jest to zadanie do realizacji za kilka dni, a np. siedzę przed komputerem, wolę skorzystać ze skrzynki elektronicznej (najczęściej Nozbe), żeby uniknąć przepisywania przy najbliższym oczyszczaniu skrzynek.

Gmail – jak zarządzam swoją pocztą mailową i utrzymuję w niej porządek (m.in. z zastosowaniem zasady Inbox Zero) pisałam szczegółowo w tej serii artykułów.

Notes != notatnik obok komputera – jest to notes, który noszę ze sobą w torbie i wykorzystuje głównie będąc poza mieszkaniem 😉

Google Keep wykorzystuje już bardzo rzadko – jeśli chodzi o zapisywanie spraw wpływających, raczej przeniosłam się do Evernote. Z Google Keep korzystam głównie kiedy chcę zapisać jakąś notatkę i musze skorzystać z telefonu. Jest dla mnie wygodniejsze od Evernote. Jednocześnie, jeśli czytam jakiś artykuł i chcę zapisać jego fragment – Evernote jest niezastąpiony.

Tematowi Google Keep i Evernote poświęce oddzielne kolejne artykuły 😉 [tagi: google keep, evernote]

Szuflada spraw wpływających – fizyczna półka na materiały drukowane, pocztę, wszelkie kartki, notatki, zapiski, etc.

Notatki głosowe – zapisane z wykorzystaniem dyktafonu w telefonie. Czasem wygodniejsza opcja niż zapiski na kartkach. Ważniejsze fragmenty nagrań oznaczam zakładkami (będę o tym jeszcze pisała na blogu).

W postaci notatek głosowych powstaje również część wpisów albo przynajmniej ich zarysy 😉

Nozbe: Skrzynka spraw – o Nozbe pisałam już sporo na blogu 😉

Folder „TMP” w DropBox’ie – wykorzystuje głównie celem przeniesienia plików (jak notatki głosowe, screenshot’y, itd.) pomiędzy telefonem a komputerem.

 

„Wymienione wcześniej narzędzia do gromadzenia danych powinny stać się częścią Twojego stylu życia. Miej je zawsze blisko siebie, abyś, niezależnie od miejsca, w którym się znajdujesz, zawsze mógł zanotować potencjalnie użyteczną myśl – traktuj je, jakby były równie nieodzowne dla Ciebie jak szczoteczka do zębów, prawo jazdy czy okulary”

~ David Allen

 

Możecie mnie zapytać: a co z artykułami z blogów, które obserwuje, artykułami do przeczytania?

Tak, to też pewnego rodzaju sprawy wpływające. Ale przyznaję, że już zrezygnowałam z regularnego oczyszczania tych skrzynek w myśl zasady „nie da się zrobić wszystkiego”. Artykuły, które chcę przeczytać (kiedyś) trafiają do Pocket, często otagowane w odpowiedni sposób. Blogi obserwuje z wykorzystaniem Feedly, ale jeśli przez jakiś czas nie będę miała na nie czasu świat się nie zawali. Oczywiście, możecie mieć inne podejście i wpisać oba narzędzia jako Wasze skrzynki spraw wpływających.

 

Uwaga

Jestem świadoma, że David Allen na tym etapie zaleca już zebranie wszystkich spraw wpływających i umieszczenie ich w odpowiednich skrzynkach. Wszystkich = wszystkie dokumenty, zdjęcia, bibeloty, gazety do przeczytania, książki, itd. itd.

Jest to zajęcie dość czasochłonne. Sama wdrażając metodę GTD zaczęłam TU i TERAZ, tj. zebrałam te najbliższe sprawy, oczyściłam umysł, ale nie robiłam przeglądu całego mieszkania. To pozwoliło mi przetestować czy metoda w ogóle sprawdzi się w moim przypadku i takie podejście polecam na początek i Tobie 😉 Taki test zanim zainwestujesz więcej czasu.

 

Zadanie 1.

Jeśli nie wykonałaś/wykonałeś zadania 2. z poprzedniego artykułu zastanów się teraz:

Jakie miejsca możesz uznać za swoje skrzynki spraw wpływających? Czy skrzynki dublują się? Jak często je oczyszczasz? Czy masz zaufanie, że zajmiesz się sprawą, która tam ląduje?

 

Ciąg dalszy serii już za dwa tygodnie 🙂 Tym razem czeka nas etap Analizy.

Korzystacie z narzędzi, które wymieniłam jako skrzynki moich spraw wpływających?

Co jeszcze chcielibyście wiedzieć o tym etapie?

 

P.S. Po lekturze Hyatt’a chciałam ograniczyć długość wpisów do 500 słów. Przepraszam, rezygnuje. W moim przypadku po prostu się nie da xD Mam nadzieję, że długość artykułów Wam jednak nie przeszkadza 😉