gtd porządkowanie

Przeszliśmy już przez etap gromadzenia spraw oraz ich analizy. Kolejnym krokiem jest uporządkowanie ich w spójnym systemie.

Seria nt. metody Getting Things Done obejmuje:

    1. Getting Things Done – wprowadzenie
    2. GTD – krok pierwszy: Kolekcjonowanie (gromadzenie)
    3. GTD – krok drugi: Analiza
    4. GTD – krok trzeci: Porządkowanie
    5. GTD – krok czwarty: Przegląd

c.d.n.

Jeśli nie znasz treści poprzednich artykułów – warto się z nimi zapoznać przed przeczytaniem tego. Zwłaszcza, jeśli poważnie myślisz o zastosowaniu tej metody w życiu 😉

Przypominam również, że najlepszych podstaw odnośnie implementacji metody GTD dostarcza książka Davida Allena, „Getting Things Done, czyli sztuka bezstresowej efektywności”.

 

W ramach tego artykułu wymieniam sporo aplikacji. Linki do wszystkich znajdziecie na samym końcu.

 

Porządkowanie spraw

W poprzednim kroku analizowaliśmy sprawy wpływające. Przedstawiłam Wam diagram zgodnie z którym sama działam:

gtd-analiza

Analizując diagram widzimy, że sprawy mogą trafić do jednego z „koszyków”:

  • Materiały referencyjne
  • Inkubator
  • Kosz

Mogą również okazać się projektem, który wymaga zaplanowania listy kroków do podjęcia oraz wybrania najbliższych działań. A zatem potrzebujemy miejsca do przechowywania listy projektów oraz lista najbliższych działań do podjęcia.

Sprawę możemy również wydelegować i warto by było mieć jakąś informację, że czekamy na jej realizację – a zatem lista spraw oczekujących na spełnienie warunku.

Realizację możemy zaplanować np. z kalendarzem.

Jak wygląda przykładowa praktyczna implementacja tego etapu?

Zacznijmy od najprostszych elementów:

Materiały referencyjne

Przechowuje w różnych miejscach, ale w sposób, który ułatwia mi dostęp do nich wtedy, kiedy są potrzebne. Gdzie lądują?

Materiały fizyczne:

  • segregatory – dokumenty poukładane tematycznie (tematyka = oddzielny segregator) oraz alfabetycznie (w ramach samego segregatora),
  • tekturowe teczki (oczywiście również podzielone tematycznie i podpisane),
  • plastikowa szuflada na materiały, które chce mieć na wyciągnięcie ręki,
  • podkładki biurowe na np. odręczne notatki do projektów, nad którymi w danej chwili pracuje.

Materiały elektroniczne:

  • Evernote,
  • Pocket,
  • DropBox,
  • Dysk Google,
  • dysk komputera.

Inkubator

Również w ramach jednego z segregatorów. Ale większość spraw tej kategorii przechowuje w wersji elektronicznej w jednej z poniższych aplikacji:

  • Trello,
  • Nozbe (tutaj raczej sprawy, nad którymi pracowałam, ale z jakiegoś powodu straciły na znaczeniu – mimo to nie jestem jeszcze gotowa by zamknąć dany projekt),
  • Evernote.

Kosz

Tu chyba prosta sprawa 😉

Lista projektów

Tutaj zdecydowanie rolę odgrywają Nozbe oraz Trello. O tym jak dzielę projekty pomiędzy te dwa narzędzia pisałam w artykule „Nozbe + Trello w zarządzaniu projektami”.

Trello nie traktuję jako narzędzia wspierającego GTD. Lądują tam projekty, które wolę realizować zgodnie z metodyką kanban.

Projekty realizowane zgodnie z GTD wprowadzam do Nozbe.

Na temat obu narzędzi pisałam już kilkakrotnie na blogu. Artykuły znajdziecie pod tagami: nozbe, trello. 

Lista najbliższych działań do podjęcia

Zapewnia mi ją lista priorytetów w Nozbe 🙂 I tylko tą listę traktuję jako listę najbliższych działań. To jest dla mnie takie MUST HAVE, na którym się skupiam w kolejnych dniach. 

Lista spraw oczekujących na spełnienie warunku

Tutaj wykorzystuje dwa miejsca:

  • Nozbe, kategoria: „Oczekiwanie na spełnienie warunku”
  • Gmail, etykieta: „GTD/Oczekiwane”

Kalendarz

W wersji elektronicznej: Google Calendar. Nie korzystam z żadnego dodatkowego kalendarza w formie fizycznej.

O tym jak planuję czas z wykorzystaniem kalendarza oraz jak planuję tydzień z Google Calendar pisałam już wcześniej na blogu 😉 Wpisy nt. tego narzędzia możesz znaleźć pod tagiem: google calendar.

Podsumowanie

Tak zbudowany system pozwala mi porządkować wszystkie napływające sprawy. Ale sam porządek na niewiele by się zdał. Aby system zachował spójność i budził Twoje zaufanie potrzebujesz kolejnego kroku – regularnego przeglądu. I tym zajmiemy się w kolejnym artykule.

Wymienione narzędzia

Wszystkie dostępne w wersji zarówno darmowej jak i płatnej. W większości darmowa funkcjonalność jest wystarczająca do działania.

* Link afiliacyjny. Co to oznacza? Że jeśli wejdziesz na stronę z mojego polecenia coś na tym zyskam (darmowy miesiąc, jakaś prowizja). Jeśli bardzo Ci to przeszkadza wpisz nazwę narzędzia w Google i bez problemu je znajdziesz. Polecam tylko te narzędzia, z których sama korzystam i jestem usatysfakcjonowana 🙂

A jeśli zdecydujesz się na zakup konta Nozbe PRO możesz skorzystać z mojej zniżki promocyjnej (10%). Kod znajdziesz na końcu tego artykułu.

 

Co sądzicie o przedstawionej implementacji tego etapu?

Jeśli stosujesz tą metodę w życiu z chęcią dowiedziałabym się jak wygląda u Ciebie faza porządkowania?