gtd-wykonanie

Zaplanowaliśmy pewne zadania, uporządkowaliśmy je w systemie. Jak teraz podjąć decyzję czym się zająć w danej chwili? O tym mówi ostatni krok metody Getting Things Done.

Seria nt. metody Getting Things Done obejmuje:

  1. Getting Things Done – wprowadzenie
  2. GTD – krok pierwszy: Kolekcjonowanie (gromadzenie)
  3. GTD – krok drugi: Analiza
  4. GTD – krok trzeci: Porządkowanie
  5. GTD – krok czwarty: Przegląd
  6. GTD – krok piąty: Realizacja

Jeśli nie znasz treści poprzednich artykułów – warto się z nimi zapoznać przed przeczytaniem tego. Zwłaszcza, jeśli poważnie myślisz o zastosowaniu tej metody w życiu 😉

Przypominam również, że najlepszych podstaw odnośnie implementacji metody GTD dostarcza książka Davida Allena, „Getting Things Done, czyli sztuka bezstresowej efektywności”.

Informacje nt. uproszczonego GTD znajdziecie również w moim artykule: Leo Babauta i „Zen to done” (wraz z opisem metody ZTD).

 

Ostatni krok w ramach metody Getting Things Done. A zarazem najważniejszy.

Wiadomo, że każde planowanie musi mieć swój koniec. I dobrze, by efektem było wykonanie, a nie odłożenie planów na bliżej nieokreśloną przyszłość. Zwłaszcza tych, którym poświęciliśmy więcej czasu.

Ale od czego zacząć realizację? Co powinno decydować o tym, czym zajmiesz się w danej chwili?

 „Masz do zrobienia więcej, niż prawdopodobnie możesz wykonać. Musisz tylko czuć się dobrze ze swoimi decyzjami”

~ David Allen

David Allen w swojej książce proponuje…

Trzy modele dokonywania wyboru

Czterokryteriowy model wyboru natychmiastowych działań

Uzależnia wybór od:

  • kontekstu
  • dostępnego czasu
  • dostępnej energii
  • priorytetów

Kontekstem może być miejsce, w którym znajdujesz się w danej chwili czy narzędzia, do których masz dostęp. Jeśli masz dostępne tylko 15 minut nie weźmiesz się za zadanie, które wymaga godziny pracy. Podobnie wieczorem po ciężkim dniu pracy łatwiej zabrać się za zadania, które nie wymagają od Ciebie dużo energii.

Kryteria ograniczają listę priorytetów, którymi możesz się zająć. Ostatnie pytanie brzmi: „Które działanie przyniesie Ci najwięcej korzyści?”.

Trzyczęściowy model oceny codziennej pracy

W ciągu dnia realizujesz trzy grupy działań:

  • działania uprzednio zdefiniowane
  • działania pojawiające się na bieżąco
  • definiowanie nowych działań

Twoim celem jest nie dać pochłonąć całego swojego czasu zadaniom z drugiej kategorii. Jednocześnie są dni, w których ciężko będzie Ci się zająć czymkolwiek poza drugą kategorią – uporządkowanie spraw w systemie daje Ci świadomość, czego nie robisz. Może to uspokoić Twój umysł lub zmienić priorytet pewnych „bieżących” spraw 😉

Sześciopoziomowy model przeglądu własnej pracy

  • Poziom powyżej 15 000 metrów: życie
  • Poziom 12 000 metrów: wizje w perspektywie 3- do 5-cioletniej
  • Poziom 9 000 metrów: cele roczne i dwuletnie
  • Poziom 6 000 metrów: zakresy odpowiedzialności
  • Poziom 3 000 metrów: bieżące projekty
  • Poziom pasa startowego: bieżące działania

Najniższy poziom to zadania podejmowane na bieżąco, często będące składowymi otwartych projektów (poziom 3 000). Projekty realizujesz ponieważ znajdują się w zakresie Twoich odpowiedzialności (a przynajmniej powinny się znajdować, jeśli nie – może rozważ delegację projektu?). Odpowiedzialności powinny być powiązane z Twoimi celami, a cele z wizją. Wszystko to ma Cię przybliżyć do sposobu w jaki chcesz żyć.

Do tego modelu możemy podejść na dwa sposoby: oddolnie bądź odgórnie. Przykład oddolnego podejścia:

Weźmy dowolne zadanie: pojedyncza lekcja angielskiego to bieżące działanie, ma ono wspierać projekt, leżący w zakresie Twoich odpowiedzialności – nikt się nie nauczy za Ciebie angielskiego, jeśli to Twoim celem rocznym jest np. zdanie certyfikatu. No, ale po co Ci ten angielski? Być może masz w wizji 5-letniej pracę na stanowisku, które wymaga znajomości tego języka? A może planujesz wyjazd na dłużej za granicę do kraju angielskojęzycznego?

Jest to najtrudniejszy model w zastosowaniu praktycznym. Ale zachowanie spójności pozwala podejmować lepsze decyzje odnośnie tego, czym powinieneś się zająć teraz.

 

Dotarliśmy do końca serii artykułów nt. metody GTD. Choć zapewne nieraz będę jeszcze do niej wracać na blogu 😉

Jeśli stosujesz tą metodę w życiu z chęcią dowiedziałabym się jak wygląda u Ciebie faza wykonania? Jak podejmujesz decyzje odnośnie tego, czym się zająć? Co sądzisz o modelach Allen’a?

Minęło trochę czasu odkąd zaczęłam publikacje w tym temacie. Jestem ciekawa kto z Was zdecydował się wdrożyć ten system bądź którąś z opisanych zmian w swoim systemie zarządzania zadaniami?

A kto przeczytał całą serię i dotrwał do tego momentu ? 😀 Wiem, że nie było łatwo. Jeszcze gorzej, że przeczytać to dopiero połowa sukcesu.