gtd-analiza-spraw

W poprzednich artykułach zajęliśmy się gromadzeniem spraw wpływających. Jest to krok podstawowy i niezbędny w całym procesie. Jednak samo zgromadzenie spraw niewiele Ci da, jeśli nie przejdziesz do kolejnego etapu. Etapu ich analizy.

Seria nt. metody Getting Things Done obejmuje:

    1. Getting Things Done – wprowadzenie
    2. GTD – krok pierwszy: Kolekcjonowanie (gromadzenie)
    3. GTD – krok drugi: Analiza
    4. GTD – krok trzeci: Porządkowanie
    5. GTD – krok czwarty: Przegląd

c.d.n.

Jeśli nie znasz treści poprzednich artykułów – warto się z nimi zapoznać przed przeczytaniem tego. Zwłaszcza, jeśli poważnie myślisz o zastosowaniu tej metody w życiu 😉

Przypominam również, że najlepszych podstaw odnośnie implementacji metody GTD dostarcza książka Davida Allena, „Getting Things Done, czyli sztuka bezstresowej efektywności”.

Analiza

Etap skupiający się na opróżnianiu skrzynek spraw wpływających, którego celem jest doprowadzenie do wygenerowania listy najbliższych działań.

„Najbliższe działanie” to widzialna, fizyczna czynność, którą należy wykonać, aby rozpocząć proces zmian stanu aktualnego w stan pożądany.

~ David Allen

Podstawowe zasady

  • Sprawy analizujemy po kolei oraz pojedynczo

Nawet jeśli Cię korci, by opróżniać skrzynkę wybiórczo poczynając od spraw, które mają największy priorytet – nie rób tego! Takie awaryjne przeglądanie jest w porządku tylko w skrajnych wypadkach i nie jest to istotą tego etapu.

  • Każdą sprawę analizujemy tylko raz.

W procesie analizy zawartości skrzynek spraw przychodzących obowiązuje ruch jednokierunkowy. (…) „Jeśli już raz wyciągniesz coś ze skrzynki spraw przychodzących, określ , czym to jest i co należy z tym zrobić. Nigdy nie odkładaj tego z powrotem”

~ David Allen

  • Zasada 2 minut

Jeśli daną sprawę dasz radę zrealizować w 2 minuty – zrób to od razu.

Jak wygląda etap analizy u mnie?

Postanowiłam przedstawić go diagramem:

gtd-analiza

Oryginalny dokument procesu proponowany przez David’a Allena znajdziesz również TUTAJ.

Czym są materiały referencyjne?

Są to dokumenty, sprawy, zapiski, ulotki, które w danej chwili nie wymagają od Ciebie żadnej akcji (i często nie będą wymagać), ale mogą okazać się przydatne w przyszłości. Np. kupon zniżkowy na zakupy, wszelkiego rodzaju umowy z bankami, operatorami, instrukcje obsługi, itd.

Sposób gromadzenia takich materiałów zależy od Ciebie. Grunt, żeby zawsze był do nich łatwy dostęp w razie potrzeby.

Łatwy dostęp = np. kiedy chcesz coś sprawdzić w umowie z operatorem sieci komórkowej musisz wiedzieć GDZIE znajdziesz tą umowę, a nie przeszukiwać pół mieszkania i wszystkie dokumenty.

Co ląduje w Inkubatorze?

Sprawy, które chcesz zachować na przyszłość, sprawy typu „Kiedyś/może”.

Archiwizować można wszystko, więc uważaj kiedy to robisz. Jeśli dana sprawa nie ma szans Ci się przydać w przyszłości może warto ją jednak wyrzucić i nie zawalać systemu?

Więcej na temat materiałów referencyjnych oraz inkubatora będę pisała jeszcze w kolejnych artykułach.

Czym się różni projekt od zadania?

Wydaje się to oczywiste, ale analizując sprawy wpływające naprawdę można się złapać na uznaniu projektu za zadanie.

Załóżmy, że w Twoje ręce wpada notatka: „Zaplanuj wakacje”. Odruchowo możesz wrzucić ją w system jako zadanie. Nie wiem jak Ty, ale ja analizując potem listę rzeczy do wykonania na pewno unikałabym wzrokiem takiego „słonia”. Dlatego warto już na etapie analizy rozbić go na mniejsze kroki 😉

Co zrobić z takim projektem?

Po pierwsze: wyznacz jego cel – kiedy uznasz, że projekt jest zakończony? jaki warunek musi być spełniony?

Po drugie: określ listę kroków, które mają Cię do tego celu doprowadzić.

Przykładowo: celem projektu „Zaplanuj wakacje”. są oczywiście „zaplanowane wakacje” (zarezerwowane bilety, opłacony hotel, itd.). Jakie kroki musisz wykonać by uznać go za zakończony? Może: „Zdecyduj dokąd chcesz jechać w tym roku”, „Przejrzyj ofertę biura podróży X”, „Skontaktuj się z biurem podróży”, itd. itd.

Rozbicie projektu na mniejsze części ułatwia jego zrealizowanie.

Tematyka projekt a zadanie przewija się dość często na blogu, więc myślę, że kiedyś poświęcę jej oddzielny artykuł (i tak, to też jest sprawa wpływająca, którą umieściłam już w odpowiedniej skrzynce 😉 ).

Widzimy, że nasza ścieżka kończy się w tym momencie na „Zaplanowaniu spraw”. Jest to kolejny krok, którym zajmiemy się już w następnym artykule 😉

Zadanie dla chętnych: Przeanalizuj 5-10 swoich spraw wpływających zgodnie z zamieszczonym schematem.

 

Macie jakieś pytania odnośnie etapu analizy w metodzie GTD?

Jeśli stosujesz tą metodę w życiu z chęcią dowiedziałabym się jak wygląda u Ciebie faza analizy?

 

Bonus

Pisząc ten wpis trafiłam na fajny, krótki i zabawny film w temacie o co chodzi z metodą GTD i nie mogę się nim nie podzielić 😛