Przez wielu uznawane za najważniejszy z kroków. Nic dziwnego, biorąc pod uwagę, że bez niego kolejne byłyby niemożliwe. Ale tak naprawdę każdy kolejny etap też jest wyzwaniem. Są osoby, które świetnie gromadzą zadania, ale w zbyt wielu miejscach i totalnie tracą nad nimi kontrolę.

Seria nt. metody Getting Things Done obejmuje:

  1. Getting Things Done – wprowadzenie
  2. GTD – krok pierwszy: Kolekcjonowanie (gromadzenie)
  3. GTD – krok drugi: Analiza
  4. GTD – krok trzeci: Porządkowanie
  5. GTD – krok czwarty: Przegląd

c.d.n.

 Jeśli nie znasz treści poprzednich artykułów – warto się z nimi zapoznać przed przeczytaniem tego. Zwłaszcza, jeśli poważnie myślisz o zastosowaniu tej metody w życiu 😉

Przypominam również, że najlepszych podstaw odnośnie implementacji metody GTD dostarcza książka Davida Allena, „Getting Things Done, czyli sztuka bezstresowej efektywności”.

 

Kolekcjonowanie (gromadzenie)

Na czym polega? W skrócie: na zbieraniu spraw, zapisywaniu wszystkiego, co jest do „zrobienia”. Mniej istotne gdzie, ważniejsze, by to robić. Chodzi o oczyszczenie umysłu ze spraw napływających, „otwartych pętli” siedzących nam w głowie i absorbujących nasze myśli.

Kiedy przychodzi Ci do głowy, że musisz się czymś zająć masz do wyboru kilka opcji:

  • zajmujesz się tym od razu,
  • pozwalasz, by Twój umysł pamiętał o tym zadaniu i liczysz, że przypomni Ci później, a najlepiej w odpowiednim czasie, miejscu, lokalizacji, itd.
  • zapisujesz to zadanie i przerzucasz odpowiedzialność o „pamiętaniu” na Twój system.

Punkt pierwszy jest rozwiązaniem dość dobrym. Tylko czy zawsze możesz się oderwać od tego, co robisz, by nie „utracić” tej myśli? Byłoby to chyba mało produktywne.

Z punktem drugim wiąże się ryzyko – przypomnisz sobie o tym, ale zdecydowanie w nieodpowiednim momencie albo nie przypomnisz sobie nigdy. Możesz powiedzieć, że w takim razie nie było to pewnie nic ważnego. Jeśli tak to super, nie tracisz czasu na zapisywanie. Ale wierz mi, wiele z tych spraw mogło być jednak ważne. I najgorzej kiedy przypominasz sobie o nich 5 minut przed terminem…

Ja wybrałam trzecią opcję i moje życie stało się prostsze.

Takie gromadzenie spraw wpływających ma wiele plusów, m.in.

  • Pozwala w pełni skupić się na wykonywanej w danej chwili czynności.

Oderwani od pracy potrzebujemy czasu, by ponownie skupić się na wykonywanym zadaniu. Różne źródła podają różne wartości tego czasu, ale jedno jest pewne – jest on większy niż 0. Zamiast zajmować się daną sprawą w chwili, gdy przychodzi Ci do głowy – zapisz ją, wyrzuć z umysłu, i przeanalizuj później. A tymczasem skup się na zadaniu, które wykonujesz.

  • Uświadamia, jak wiele rzeczywiście jest tych spraw, którymi chcemy się zająć i że tak naprawdę NIE DA SIĘ ZROBIĆ WSZYSTKIEGO.
  • Pozwala nam ocenić, na ile dana sprawa rzeczywiście jest WAŻNA (zajmiemy się tym w kolejnych artykułach).

Co może być taką sprawą wpływającą?

Mogą to być Twoje cele (nauczyć się angielskiego) jak też drobne sprawy do wykonania (zapłacić rachunek za prąd).

Skąd pewność, że dostanę informację o tej sprawie w odpowiednim momencie? Że mogę zwolnić swój umysł z pamiętania o niej?

Tak, to już kwestia działania Twojego „systemu”. Jeśli działa dobrze – będziesz mieć do niego zaufanie i „czysty” umysł. Inaczej nie zwolnisz umysłu z konieczności „pamiętania” o wszystkim.

Tworzenie takiego systemu to temat kolejnych artykułów oraz ogólnie tego bloga 😉

Jak w ogóle wygląda takie kolekcjonowanie spraw w praktyce? Czego potrzebujesz?

Skrzynek spraw wpływających

Skrzynki mogą być różne, tak jak różne są zadania, które chcemy kolekcjonować. Zaryzykuję również stwierdzenie, że nie tyle istotna jest ich ilość, ile efektywność zastosowania takiej a nie innej skrzynki.

Na przykład:
Siedząc przed komputerem wybieram skrzynki elektroniczne, jak Google Keep czy Evernote. Ale nie będę uruchamiać komputera za każdym razem, gdy coś przychodzi mi do głowy – wtedy wolę skorzystać z kartki papieru bądź dyktafonu w telefonie.
Jestem akurat w drodze, komunikacji miejskiej? Skorzystam z notesu, który mam zawsze w torbie bądź (w najgorszym przypadku) zapisuję notatkę w telefonie (Google Keep, Evernote).

To część moich skrzynek spraw wpływających. Pełną listę przedstawię w artykule za tydzień 😉

Skrzynki nie powinny się dublować. Im mniej skrzynek spraw wpływających, tym łatwiej je regularnie oczyszczać.

 

Drobna wskazówka

Nawyk oczyszczania umysłu warto wbić w swoją poranną i wieczorną rutynę.

Rano głowa jest często pełna pomysłów, rozwiązań, na które wpadliśmy w nocy. Ew. spraw, które powinniśmy danego dnia załatwić. Warto je spisać, by nie kołatały się cały dzień, rozpraszając nas podczas wykonywania kolejnych czynności.

Wieczorem taki nawyk może oszczędzić nam minut, godzin spędzonych w łóżku na układaniu list „to do” albo poczucia, że musimy coś jutro zrobić.

Zapewne znacie sytuację, kiedy leżycie w łóżku, próbując odpłynąć i nagle przychodzi Wam do głowy genialny pomysł albo ważne zadanie? Świadome oczyszczanie umysłu przed snem ogranicza liczbę takich pomysłów w trakcie samego zasypiania (niestety nie eliminuje problemu całkowicie 😛 Jednym z rozwiązań jest trzymanie jakiejś skrzynki spraw wpływających w pobliżu łóżka, np. dyktafon, kartka papieru, itd.).

„Zapamiętaj, nie wykonując jakichś rzeczy, możesz się czuć komfortowo tylko wtedy, kiedy nie wykonujesz tego świadomie.”

David Allen

Za tydzień przedstawię moją praktyczną implementację tego etapu i kolejne wskazówki. Tymczasem mam dla Was dwa małe zadania.

Zadanie 1.

Weź czystą kartkę papieru (co najmniej jedną), ustaw stoper na 15 minut i postaraj się wypisać wszystkie otwarte pętle siedzące Ci w głowie.

Jeśli chcesz możesz wydłużyć czas realizacji tego zadania.

Sporo ich prawda? A teraz zastanów się, ile czasu niektóre z nich siedzą już w Twojej głowie i spróbuj przewidzieć, ile jeszcze będą siedzieć? Części z nich na pewno nie wykonasz. Mogą dalej siedzieć w Twoim umyśle jako „otwarte pętle” albo możesz zdecydować, że chcesz coś z nimi zrobić (włączając porzucenie pomysłu).

Zadanie 2.

Zastanów się, jakie miejsca możesz uznać za swoje skrzynki spraw wpływających? Czy skrzynki dublują się? Jak często je oczyszczasz?

 Jeśli chcecie możecie podzielić się wnioskami z zadań w komentarzach 😉 Wnioskami, bo zakładam, że wyniki byłyby treścią całych artykułów 😀 Zwłaszcza w przypadku zadania pierwszego.

Macie jakieś kolejne pytania odnośnie tego etapu?