organizacja elektroniczna

Często spotykam się z pytaniem czemu korzystam z elektronicznych aplikacji do planowania i organizacji swojego czasu? W końcu jest tyle narzędzi analogowych. Planerów, organizerów, kalendarzy i systemów na nich opartych…

Odpowiedzi postanowiłam udzielić w formie artykułu.

Od czego się zaczęło…

Zawsze stawiałam przed sobą wiele zadań. Niektórzy (z moim mężem na czele) twierdzą, że dużo za dużo. Tymczasem ja szukałam sposobów by wcisnąć jeszcze więcej.

Nie miałam problemów z działaniem, ale za dużo czasu przeznaczałam na planowanie. Byłam nad-zorganizowana i zdecydowanie zbyt wiele chciałam zrobić. Często przychodziła godzina 23:00, a ja nadal miałam więcej zadań na liście niż wykonanych.

Miałam zdecydowanie za wiele obowiązków, rzeczy na JUŻ, a za mało czasu. Studia dzienne na kierunku Informatyka, które nie należały ani do łatwych ani mało wymagających. Praca na pełen etat w korporacji. W „wolnym” czasie oraz weekendy korepetycje z matematyki i innych przedmiotów. Plus związek na odległość.

Z niczego też tak naprawdę nie mogłam zrezygnować. Studia chciałam skończyć, potrzebowałam ich. Z pracy nie mogłam zrezygnować przez względy finansowe. Zresztą kochałam ją, tak jak i udzielanie korepetycji. Tak, właściwie to z korepetycji powinnam zrezygnować wcześniej. No bo chyba nie ze związku 😉 Który finalnie dał mi teraz Zuzię <3

Moja głowa pękała od ilości rzeczy do zapamiętania, a ja przeklinałam siebie za każdym razem, gdy będąc w danym miejscu zapomniałam o załatwieniu jeszcze tej jednej sprawy więcej.

Na dodatek często podejmowałam się zadań realizowanych dla innych. Miałam poważny problem z odmawianiem.

Traciłam kontrolę i szukałam sposobów, by sobie pomóc.

Mój system był wtedy analogowy. Tony list i notatek. Punkty przepisywane z listy na listę, bo wielu z nich nie byłam w stanie zrealizować (a części pewnie nigdy nie zrealizuję). Gubiłam się w tym wszystkim. Nie chciałam już MUSIEĆ pamiętać. Nie chciałam myśleć o milionie informacji, które gromadziłam w kalendarzach, notatnikach, itd. A do których ciężko było dotrzeć wtedy, kiedy tego potrzebowałam.

Ciarki mnie przechodzą, gdy wracam myślami do tego okresu.

Z pomocą przyszły aplikacje

Kolejno przejmowały obowiązek pamiętania. Google Keep, Nozbe, Google Calendar, Evernote… Pojemne, przenośne i dostępne w każdej chwili. Zorganizowane. Poziom odczuwanego przeze mnie stresu zaczął maleć.

Nie jestem przeciwniczką analogowego systemu zarządzania sobą w czasie. Po prostu u mnie się nie sprawdził

Dlaczego?

Może dlatego, że był za mało przenośny? W Nozbe mam aktualnie ok. 856 zadań, w Todoist zapewne 200+, w Trello – kilkadziesiąt tablic. W Evernote 871 notatek, Google Keep – też spokojnie 100+. Google Drive i DropBox przechowują pliki, do których chce mieć zdalny dostęp. Wyobrażacie sobie ile to by zajmowało miejsca w torbie? 😉

Nie powiem, nie wszystko zawsze jest potrzebne. Ale kiedy jest – mam do tego dostęp. Evernote wręcz nazywam swoją drugą pamięcią. I nie chodzi mi o to żeby to wszystko przeglądać. Chodzi o to, że kiedy będę potrzebować informacji –będzie na wyciągnięcie ręki.

 

Zanim ktoś zacznie mi doradzać, żebym robiła mniej. Jestem typem osoby, która uwielbia działać. W dobie slow life i potępiania zajętości aż wstyd się do tego przyznać. Zwłaszcza, że produktywność to narzędzie, służące m.in. do tego, by w krótszym czasie realizować więcej i mieć więcej czasu. Tylko właśnie, czasu na co?

W moim przypadku to rozwój 😉 Kursy, szkolenia, książki, wiedza… To moje paliwo. Tak jak kogoś relaksuje bieganie, kogoś innego imprezy, a jeszcze jedną osobę siedzenie przed telewizorem. Ja jestem szczęśliwa kiedy odhaczam kolejne zadanie z listy, zaliczam kolejny kurs.

Może to specyfika branży, w której działam (IT, programowanie), a która wymaga ciągłego rozwoju. Ja jednak sądzę, że jest idealnie na odwrót. Trafiłam do branży, w której świetnie się czuję, bo lubię takie tempo.

Próbowałam to zmienić, ale nie czułam się szczęśliwa. Pogodziłam się z tym, że taka jest moja natura. Na dodatek w tym roku potwierdził to test StrengthsFinder (na jego temat piszę tutaj). Skoro więc nawet wyniki takiego testu są przeciwko mnie może lepiej pogodzić się z talentem, który posiadam i przekształcić w mocną stronę. A na pewno pilnować się słabości, które ze sobą niesie…

Jedną z nich jest rozwijanie się w zbyt wielu kierunkach naraz. Moją metodą obrony jest m.in. planowanie. Tak, by moje działania były ukierunkowane. W dobie tak łatwego dostępu do informacji (internet, TV) łatwo chłonąć wiedzę, która nie jest do niczego potrzebna.

Także w moim przypadku planowanie nie tyle organizuje i ułatwia moje życie, ile jest koniecznością. A skoro już muszę – wolę to robić elektronicznie.

A Ty w jaki sposób się organizujesz? Elektronicznie czy analogowo? Dlaczego właśnie w ten sposób? Tak wyszło czy jest to świadomy wybór?

P.S. Narzędzia składające się na mój system produktywności znajdziesz TUTAJ.