Na rynku jest sporo aplikacji do zarządzania zadaniami w czasie, projektami, celami. Wiele z nich znam, jeszcze więcej nigdy nie widziałam na oczy. Wiele z nich porównywałam, szukając czegoś dla siebie albo odpowiadając na Wasze pytania. Wielu z nich używam na co dzień czy to w formie aplikacji desktopowej czy mobile.

Łączę je ze sobą by wyciągnąć z nich jeszcze więcej. Zmieniam, dodaje elementy. Tak buduje swój system, na który składa się wiele narzędzi, ponieważ…

Aplikacja idealna nie istnieje.

I nigdy nie powstanie.

Możesz znaleźć aplikację, która zadziała TERAZ, sprawdzi się w określonych okolicznościach. Może być dla Ciebie idealna! I może być tak długo. Ale gdy tylko okoliczności się zmienią – ślub, dziecko, przeprowadzka, zmiana pracy, itp. – zmienią się też Twoje wymagania.

Tworzenie systemu produktywności to ciągła praca. To szukanie usprawnień w aktualnym stanie rzeczy. To uważność na co dzień.

Nie chodzi o to, by złożyć system, który sprawdza się w okresie pokoju. Ważne by sprawdził się w okresie wojny. Nie możesz chodzić i chuchać na to, co udało Ci się stworzyć. Dostosowywać się do systemu. To on musi dostosować się do Ciebie.

Aplikacje są coraz sprytniejsze. Mogą dawać Ci znać, że musisz coś wykonać znajdując się w danej lokalizacji (geograficznej). Możesz je integrować z innymi wykorzystując w tym celu kolejne aplikacje. Także synchronizacja desktop-mobile staje się już standardem.

Naprawdę możesz ułatwić sobie życie korzystając z różnych aplikacji, wprowadzając pewne automatyzacje.

Ale aplikacja idealna nie istnieje i wątpię, by dało się ją stworzyć. Co więcej sama tworzę aplikacje, ale nigdy nie podjęłabym się stworzenia jednej aplikacji, która zapewniłaby wszystkie wymagane przeze mnie funkcjonalności. Mimo to z chęcią opieram swój system produktywności o aplikacje, wykorzystując ich zalety oraz dostępne integracje.

 

Tworzenie systemu produktywności opartego na aplikacjach

Warto rozpocząć od zdefiniowania czego potrzebujemy.

Jak to wygląda na praktycznym przykładzie?

Organizuje się od niepamiętnych czasów. W sumie pierwszy kalendarz prowadziłam już w podstawówce. Terminy sprawdzianów, oddania prac – już wtedy wiedziałam, że warto to wszystko spisywać w jednym miejscu zamiast po różnych zeszytach 😉

Początkowo organizowałam się analogowo. Zapisywałam zadania do wykonania w notesie albo kalendarzu. Problem w tym, że lista zadań była zazwyczaj dłuższa niż moja doba. A ja musiałam przepisywać kolejne pozycje z listy na listę po wiele razy. Potem okazywało się, że przypadkiem przegapiłam termin i musiałam zarywać noc, by to nadgonić.

Ale to przepisywanie zadań z listy na listę zmobilizowało mnie do szukania innego rozwiązania. Początkowo nie wyeliminowało to konieczności przepisywania list, ale ją zmniejszyło. Wiele zadań wykonywałam przed komputerem, więc przepisywałam z listy te punkty, które musiałam wykonać w innych miejscach. Nadal na moich listach mam kategorie: „Bez komputera” oraz „Komputer” i uważam to za jeden z przydatniejszych filtrów.

Dlaczego przepisywałam zadania skoro aplikacje mogą się ze sobą synchronizować? Otóż mówię o czasach, kiedy jeszcze nie mogły 😉 Do zarządzania zadaniami korzystałam z Microsoft Outlook. Miałam tam wszystko czego na ten czas używałam – mail, kalendarz i listę zadań. To były czasy 😀 Microsoft Outlook nadal istnieje, ale ja przestałam z niego korzystać koło 2011/2012 roku? Także niewiele mogę powiedzieć o tym, czy warto teraz.

Skąd Microsoft Outlook? Otóż wymuszone potrzebą. A dokładniej – rozkład zajęć na studiach można było eksportować do formatu odczytywanego przez Microsoft Outlook. Dlaczego z niego zrezygnowałam? Również wymuszone potrzebą. Potrzebą synchronizacji. Za mało czasu spędzałam wtedy przed własnym komputerem. Kalendarza potrzebowałam obok siebie. Jednocześnie na tyle często się zmieniał, ze nie mógł być analogowy. I tak trafiłam na Google Calendar, który spełniał wszystkie te potrzeby.

Także przechowywanie zadań w Microsoft Outlook było już niewygodne. Większość dnia spędzałam z dala od swojego komputera (na Uczelni, w pracy). Zadania musiałam mieć ze sobą, ale przepisywanie ich z listy na listę… nie chciałam do tego wracać. Poza tym skoro aplikacje zaczęły się ze sobą synchronizować – może warto było z tego skorzystać?

Pierwszą aplikacją do zarządzania zadaniami, z której skorzystałam był… Google Keep. Poważnie 🙂 Przechowywałam tam listy zadań na dany dzień, listy rutyn, listy kontrolne.

Jednak nie było to najwygodniejsze rozwiązanie.

Potem poznałam metodę Getting Things Done, stworzoną przez David’a Allen’a. Od razu się w niej zakochałam. Ilość kartek, które wygenerowałam w odpowiedzi na oczyszczanie umysłu z tzw. otwartych pętli, czyli spraw, które siedzą Ci w głowie… porażała. Jednak już od początku wiedziałam, że nie skorzystam z opisywanego w książce systemu teczek. Musiałam znaleźć aplikację.

Zaczęłam dość skromnie, od przetestowania Excel’a. Jednak dość szybko doszłam do wniosku, że to za mało…. Excel w zasadzie sprawdza się w wielu przypadkach. Można z nim naprawdę dużo zrobić. Przede wszystkim przekonać się czego tak naprawdę potrzebujemy 😉

Sama nie wiem czy szukałam aplikacji do GTD czy po prostu na nią trafiłam. Pamiętam jednak, że było to na blogu Michała Szafrańskiego (Jak oszczędzać pieniądze). A że miał już moje zaufanie, postanowiłam skorzystać z Jego rekomendacji oraz Nozbe. Minęły już dwa lata i nie żałuję swojej decyzji.

Mój system się zmienia. Nie jest gotowy. Nigdy nie będzie. Miałam całkiem sprawnie działający system, gdy na świecie jeszcze nie było mojej córeczki. Teraz nadal przechodzi duże metamorfozy. Dlatego zawsze podkreślam, że nie można 1:1 przenosić czyjegoś systemu do siebie. Można za to inspirować się jego elementami.

Poszczególne narzędzia powinny odpowiadać na potrzeby. Problem w tym, że często tych potrzeb nie zauważamy. Robimy coś po raz setny zamiast to zautomatyzować. Wypisanie zadań, wyrzucenie ich z głowy oraz obserwacja potrafią dać świetny feedback odnośnie tego, co można zmienić.

Potem pozostaje wybór aplikacji. Szukamy, porównujemy, testujemy i zostawiamy bądź wyrzucamy.

W tej kolejności.

Często spotykam się z podejściem, że ktoś trafia na aplikację i decyduje się ją zastosować u siebie, bo jest fajna… Ma aplikację, więc szuka jak mógłby ją wpiąć w swój system, zastosować. Często też sama słucham pytań dlaczego nie używam tego i tego. Odpowiedź brzmi: bo używam czegoś innego, sprawdza się, odpowiada mi, więc czemu mam to zmieniać? Nie tędy droga. Najpierw potrzeba – potem aplikacja. Wbrew pozorom wiele aplikacji jest naprawdę podobnych pod kątem dostarczanej funkcjonalności. Chodzi o to, by znaleźć taką, która odpowiada na nasze potrzeby. I trzymać się jej 😉 A zmieniać tylko jeśli z jakiegoś powodu przestanie nam odpowiadać albo co gorsza – zacznie przeszkadzać.

 

Aplikacje mogą nam bardzo pomóc. Zorganizować się, zmotywować, zrobić coś za nas. Ale jednocześnie to tylko narzędzie. Narzędzie nie jest dobre albo złe. To sposób w jaki je wykorzystamy – takim je czyni. Warto o tym pamiętać.

 

Zastanów się jaki obszar życia mogłabyś/mógłbyś wesprzeć aplikacjami?

Korzystasz z aplikacji do zarządzania zadaniami? Jeśli tak – jakich, jeśli nie – dlaczego? 😉

 

Na blogu znajdziesz również moją odpowiedź na pytanie Dlaczego organizuję się elektronicznie oraz czym tak naprawdę jest dla mnie produktywność (pojęcie mocno dziś nierozumiane i przez to nieraz nienawidzone i potępiane). Aplikacje składające się na mój system produktywności wraz z linkami do artykułów im poświęconych znajdziesz TUTAJ.

Swój system produktywności mocno opieram o metodę Getting Things Done, której poświęciłam całą serię artykułów. Od niedawna testuje też w praktyce plan 12-tygodniowy (kończę drugą iterację).

A jeśli znasz GTD i uważasz, że to nie dla Ciebie może zainteresuje Cię jej uproszczona wersja czyli Zen To Done?

 

P.S. Wyniki ankiety są jednoznaczne. Ten rok będzie poświęcony tematyce aplikacji oraz ich zastosowaniu w codziennym życiu. Oczywiście w nawiązaniu do produktywności 😉