Dzisiaj przedstawię kilka najczęściej popełnianych błędów w zakresie zarządzania skrzynką odbiorczą. I tak – przedstawiona kolejność ma znaczenie, choć dla każdego powinna być zapewne inna 😉

A więc: co jest nieproduktywne?

Poczta e-mail otwarta w tle

Źle, źle, źle. Kusi Cię, by zaglądać do niej zbyt często. Zaglądać i nic więcej. Takie niezauważalne wytracanie czasu.

Takie samo zdanie mam na temat otwartego w tle Facebook’a 😉

Włączone powiadomienia …

… o każdym mailu na komputerze czy telefonie, po którym MUSIMY zajrzeć, co przyszło. Powtarzam zajrzeć, bo często na tym się kończy. Jest to niesamowicie nieproduktywne i wiąże się z następnym punktem:

Zostawianie wiadomości „na później” i przeglądanie jej po raz 2, 3, 10…

Ogólnie mam zasadę: każdą wiadomość staram się „procesować” tylko raz. Kiedy siadam do przeglądu poczty (a staram się to robić raz dziennie), przeglądam wszystkie wiadomości i od razu decyduję co z nimi zrobić: wykonać, oddelegować, przesłać dalej, usunąć, zarchiwizować. Zależy mi na tym, żeby po takim przeglądzie skrzynka była pusta i ta sama wiadomość nie zaprzątała mojej głowy po raz setny.

Dokładniej swój system opisywałam w artykule o Inbox Zero.

Filtry pocztowe – najlepszy przyjaciel i najgorszy wróg

Czemu przyjaciel? Daje możliwość np. archiwizowania wiadomości pod konkretnymi etykietami, jeśli zakładasz, że dana wiadomość/wiedza może Ci się jeszcze przydać.

Czemu wróg? Jeśli wykorzystasz go niewłaściwie. Osobiście jestem przeciwnikiem wykorzystania filtrów, które od razu przyporządkowują wiadomość do danej etykiety i archiwizują ją (pominięcie skrzynki odbiorczej). Kilka miesięcy później możesz się zdziwić, że w ogóle masz dane maile zachowane w swojej poczcie.

Czyli jak dla mnie: etykiety – tak, automatyczna archiwizacja wiadomości – nie.

I tak, wiem, Gmail oferuje bardzo dużo miejsca. Nie musisz się tym martwić. Ale jaki ma sens zbieranie ofert, których już nawet nie przeglądasz i tylko je kumulujesz?

Przeglądanie skrzynki odbiorczej dla samej „sztuki przeglądania” …

… kiedy naszym celem nie jest zrobić coś z tymi wiadomościami, a tylko sprawdzić czy coś przyszło, np. w komunikacji miejskiej albo gdy masz tylko przysłowiową „minutkę”.

Inna sprawa, jeśli czekamy na jakąś ważną wiadomość, po której mamy do kogoś zadzwonić w danej sprawie i rzeczywiście możemy to załatwić od ręki. Ale przyznacie, że takie sytuacje zdarzają się niezwykle rzadko.

Przeglądam pocztę tylko wtedy, gdy mam czas i możliwość reakcji na wiadomość, tj. najlepiej siedząc przed komputerem, z co najmniej 15 minutowym zapasem czasu. Unikam sprawdzania poczty na telefonie.

Punkt ten wiąże się również z punktem trzecim.

Nie zajmowanie się wiadomością, mimo, że była pilna, bo została odczytana wcześniej i utonęła w morzu nieprzeczytanych wiadomości

Czasem efekt punktu piątego. A na pewno efekt zbyt przepełnionej skrzynki odbiorczej. Dlatego osobiście staram się trzymać zasady Inbox Zero.

Subskrybowanie newsletterów, których nie czytamy

Liczenie na to, że może kiedyś jeszcze Ci się przyda bądź wymyślanie tysiąca innych powodów, dla których nie chcesz się z niego wypisać. Powiedzieć Ci prawdę? Jeśli olewasz go już po raz 10, … 20 to raczej nic w tym temacie się nie zmieni. Wycofaj się z subskrypcji, oszczędzisz swój czas.

Nieświadomość tego, na jak wiele subskrypcji jesteś zapisany

Podawanie swojego adresu email w różnych formularzach wiąże się z ryzykiem nieświadomej subskrypcji jakiegoś newslettera. Czy ktokolwiek z nas może się pochwalić, że nigdy nie zdarzyło mu się zapisać w taki sposób na jakąś listę mailingową?

Wypisanie się nie jest może trudne, ale często zamiast to zrobić kasujesz maila, potem następnego i tak w kółko. Bo trzeba kliknąć na dole maila wypis, czasem zalogować się na konto, czasem zmienić coś w ustawieniach. Nie chce nam się tracić na to czasu, a w efekcie tracimy go dużo więcej odbierając takie maile.

Jak sprytnie wypisać się z wielu subskrypcji pisałam w artykule „Zapanuj nad porządkiem w Twojej skrzynce pocztowej z wykorzystaniem Unroll.me”.

unroll-me-daily-rollup-example

Artykuł napisałam z punktu widzenia użytkownika poczty Gmail, ale rady powinny być dość uniwersalne. Jeśli uważasz, że coś się nie aplikuje w Twoim przypadku – podyskutujmy o tym w komentarzach 🙂

 

Co sądzisz o tych błędach? A może dostrzegasz któryś z nich w swoim zarządzaniu pocztą mailową? Albo masz odmienne zdanie w sprawie któregoś z wymienionych punktów?

Zastanów się, czy naprawdę wiesz jakie wiadomości zachowujesz? A może wykorzystujesz filtry, które archiwizują spam za Twoimi plecami i nawet o tym nie wiesz? Jakie sekrety kryje przed Tobą Twoja poczta? 🙂

 

O jeszcze innych sposobach osiągania stanu zen skrzynki pocztowej możecie poczytać w artykule na blogu Work’n’Flow. Polecam 🙂

P.S. Słyszeliście o syndromie fantomowych wibracji? Ciekawe zjawisko. W skrócie to wtedy, gdy wydaje Wam się, że dostaliście jakieś powiadomienie, poczuliście wibrację telefonu, ale ani wiadomości, ani powiadomienia, a czasami nawet telefonu nie macie przy sobie…

 Trzeci artykuł z serii „Jak ogarnąć chaos w Twojej skrzynce pocztowej?”.