Pod artykułem nt. organizacji elektronicznej („Dlaczego organizacja elektroniczna?”) pojawiło się wiele pytań. Odpowiedzi postanowiłam rozwinąć w formie kolejnych wpisów 😉

Znajdziecie tu również sporo linków do moich wcześniejszych artykułów, powiązanych z tematem.

Zaczynamy od pytania o …

Przerażającą liczbę zadań 

„W Nozbe mam aktualnie ok. 856 zadań, w Todoist zapewne 200+, w Trello – kilkadziesiąt tablic. W Evernote 871 notatek, Google Keep – też spokojnie 100+.”

Pare komentarzy, które dostałam dotyczą liczby zadań, które przechowują moje aplikacje. Liczby te mogą wydawać się przerażające… osobom, które dotąd przechowują te sprawy w głowie (ew. systemach, które nie liczą tych spraw). Naprawdę nie zdajemy sobie sprawy, ile zadań i projektów gromadzimy w naszym umyśle.

Pierwszym krokiem podczas wprowadzania metody Getting Things Done (GTD) w moje życie było wyrzucenie wszystkich zadań z głowy, oczyszczenie umysłu. Odtąd robię to regularnie. Przechowuje zadania poza moim umysłem. Stąd ich liczba. Moim zdaniem jeśli każdy z nas wyrzuciłby z głowy wszystkie zadania, którymi się zajmuje, a także tymi, którymi cały czas „planuje” się zająć w przyszłości – spokojnie wyszłyby podobne liczby.

Samą metodę GTD opisywałam w ramach serii artykułów. Krok pierwszy to Kolekcjonowanie (gromadzenie) zadań w skrzynkach spraw wpływających.

Metodę tą stosuje od ponad 2 lat. 365 dni w roku x 2 lata = 730. Zakładając, że każdego dnia wpadłabym na jedno zadanie, które dodałabym do systemu, a nie dałabym rady go jeszcze wykonać miałabym 730 zadań na liście. Jedno zadanie, którego nie jesteś w stanie wykonać dziennie – czy to dużo? 😉

Inna sprawa, że jeśli coś przychodzi mi do głowy – wrzucam tą sprawę do jednej ze skrzynek spraw wpływających. Takich spraw dziennie jest dużo więcej niż jedna. Czasami zajmuje się czymś od razu bądź danego dnia i nawet nie trafia do systemu. Jednak jeśli biorę się za oczyszczanie skrzynek spraw wpływających, a dana sprawa wciąż tam tkwi – trafi do odpowiedniej aplikacji. Której? Opisywałam to już w ramach artykułu nt. praktycznej implementacji etapu Porządkowania w metodzie GTD. W skrócie:

  • Nozbe

Większość moich osobistych projektów i celów, jak Automatyzacja Finansów Osobistych. Większość spraw napływających, którymi muszę się zająć.

  • Todoist

Zadania blogowe (405), dot. grupy wsparcia (28) i projekt nowego bloga (64) (programistycznego).

  • Trello

Na temat podziału zadań pomiędzy Nozbe a Trello pisałam już w tym artykule. Aczkolwiek Trello pomimo takiej ilości tablic nie przechowuje aż tak wielu zadań. Większość to tablice inspiracji jak „Nowe mieszkanie”, z której skorzystam, kiedy będę kupować własne mieszkanie 😉

W Trello niewiele zadań jest na teraz. Większość to „Może kiedyś”. Trello jest dla mnie bardziej pomocą w zebraniu pewnych danych, materiałów i pewnej ich wizualizacji.

Z Trello i jego funkcją Kalendarz planuje harmonogram wpisów blogowych. Najnowszy przykład to planowanie strategii promocyjnej na pierwsze dwa tygodnie po starcie mojego nowego bloga – NetteCode (świat IT od środka, programowanie od podstaw i nie tylko 😉 ). Każdy dzień to oddzielna lista, na której mam działania, które chcę podjąć. Etykiety to kanały Social Media. Dzięki temu będę mogła spokojnie przygotować się do planowanych działań, a w trakcie móc się skupić tylko na działaniach „ad hoc”.

 

Kolejna sprawa, że staram się rozbijać duże zadania na mniejsze części. Moim zdaniem często popełnianym błędem jest pomylenie zadania z projektem. Pisałam już na ten temat w artykule Nozbe – case study, tricks & tips. Dużo łatwiej zająć się zadaniami typu: „Znaleźć hosting dla bloga”, „Wykupić hosting”, „Wykupić domenę” niż „Założyć nowego bloga”. Masz 15 minut? To może starczy czasu na „Telefon w sprawie wynajmu nowego mieszkania”, ale niekoniecznie na „Znajdź nowe mieszkanie i przeprowadź się”. To może skrajne przypadki, ale oddają ideę.

Ważne tylko by była to jednostka autonomiczna, tj. nie ma sensu sztucznie dzielić zadań, jeśli i tak jedno pociąga za sobą konieczność wykonania kolejnego. Przykładowo: „Zrobić zakupy online”, „Zalogować się na stronie”, „Dodać produkty do koszyka”, „Zamówić”… to już nie ma sensu 😛

Wydaje nam się, że zarządzamy małą ilością spraw, ale gdyby je tak rozbić na mniejsze części… sumują się do większych liczb.

 

Pisałam, że w Nozbe mam 856 zadań, w Todoist prawie 500. A jak wygląda tygodniowa realizacja?

  • Nozbe – 50-100 zadań (zależnie od tygodnia)
  • Todoist – 40-60 zadań

Także gdyby zadań nie przybywało i gdyby część nie była cykliczna wystarczyłoby mi 8,5-17 tygodni na uporanie się z zadaniami z Nozbe i ok. 9-13 tygodni na Todoist. 30 tygodni = trochę ponad pół roku. Czy to tak dużo, biorąc pod uwagę, że mam przed sobą kilkadziesiąt lat życia?

 

Ale co najważniejsze – mnie taka liczba zadań nie przytłacza. Przytłaczałaby mnie, gdyby siedziała w mojej głowie, a nie na listach.

Nie patrzę też na całą listę. Przeglądam ją regularnie, ale na co dzień pracuje z priorytetami, których mam dużo mniej niż 1000 😉 Lista priorytetów dodatkowo jest przefiltrowana po dacie „dzisiaj” i poukładana w zakładanej kolejności realizacji. Drobne zadania do realizacji w ciągu dnia na górze, większe i wymagające skupienia na dole. Plus odpowiednie kategorie. W ciągu dnia pozostaje realizacja 😉

Ktoś zwrócił mi uwagę w komentarzach, że powinno się zaczynać od największych zadań. Tak, to jedna z najważniejszych zasad produktywności. Niestety nie do zastosowania przy moim aktualnym trybie życia. Całymi dniami zajmuje się 5-miesięcznym dzieckiem. Gdybym w trakcie opieki próbowała robić coś ważnego, mogłoby to powodować frustracje, kiedy musiałabym się od tego oderwać. Już powodowało. Pamiętam okres, gdy Zuzia chodziła często spać, a ja mogłam rzeczywiście zajmować się tymi najważniejszymi zadaniami. Teraz drzemki ma 1-2 razy dziennie. Nigdy nie wiem jakiej długości. Wykorzystuje je częściej na zadania pilne, drobne, czasem na krótsze MIT’y. Wtedy wieczorem mogę skupić się na tych najważniejszych. A po ich zakończeniu przejść do reszty. Zazwyczaj zostaje mi na to czas 😉 Pora wieczorna i nocna sprzyja również mojemu skupieniu i pracy. 

Przełączanie się miedzy kontekstami (kiedy realizujesz jakieś zadanie, ale coś Cię od niego odrywa) też swoje kosztuje. Stąd mój wybór, by starać się tego unikać.

 

 

Czy 1000+ zadań to dużo? Tak. Ale jest to też liczba zadań, przed którą każdy z nas stoi (nawet jeśli nie zdaje sobie sprawy).

Czy taka liczba zadań mi się podoba? Nie, o czym wspominałam już w recenzji książki „Zen to done”. Pracuje nad eliminacją zadań – jednak to musi potrwać. To praca u podstaw, która wymaga sporej zmiany myślenia. Niewyrzucenie zadania z głowy nie wyjdzie mi na dobre. Eliminacja (w chwili obecnej) musi nastąpić na dalszym poziomie – poziomie Analizy. Co i tak nie zmienia faktu, że tych zadań będzie kilkaset. Minimalizacja liczby zadań na siłę też nie ma sensu.

„upraszczać należy tak bardzo, jak to tylko możliwe, ale nie bardziej”

~ Albert Einstein

Aktualnie porządkuje swoje cele. Trochę się pozmieniało po narodzinach córeczki. Myślę, że kiedy skończę uda mi się zrobić bardziej drastyczne czystki w Nozbe 😉

 

A Ty? Ile zadań masz na swoich listach? Czy 1000 zadań naprawdę wydaje Ci się aż tak przerażającą liczbą?